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Mail Merge è come uno di quei vecchi amici che non chiami da anni. Sottovalutati e ignorati, fino al giorno in cui ne avrai disperatamente bisogno.
Non ti rendi conto del suo potenziale finché non ti è stato delegato il compito di gestire alcune centinaia di inviti all'ultimo minuto. Forse, sono un mucchio di inviti di nozze o un allarme rosso per un'imminente apocalisse di zombi. Oppure, potrebbe essere qualcosa di innocuo, come stampare un mucchio di etichette per indirizzi e badge nominativi.
Non preoccuparti. Puoi inviare e-mail di massa personalizzate con Microsoft Outlook 2016 in pochi minuti con pochi clic. E salva la giornata.
Quando dovresti usare la stampa unione?
Prima di fare un salto in avanti, la stampa unione viene utilizzata quando si desidera creare diversi documenti che sono fondamentalmente gli stessi ma in cui ogni documento contiene dettagli univoci. Le e-mail condividono lo stesso formato e lo stesso testo e grafica, se presenti. Ad esempio, gli inviti in cui il testo rimane lo stesso ma il nome, l'indirizzo o anche i bit dell'oggetto sono unici per ciascuno.
Stampa unione — a differenza dell'invio di un messaggio via e-mail a un gruppo di persone — rende ogni destinatario del messaggio l'unico destinatario .
L'uso migliore che ho trovato finora per loro: utilizzare l'e-mail di massa come strumento di ricerca di lavoro con dettagli personalizzati per ciascun datore di lavoro.
La funzionalità di stampa unione utilizza due parti:
- Il documento costante principale (qui: Microsoft Word) dove scrivi il corpo dell'e-mail.
- Il fonte di dati modificabile (qui: Contatti di Microsoft Outlook) che di solito è l'indirizzo e il nome del destinatario.
Questi due sono 'fusi'. Poiché Outlook fa parte della suite Microsoft Office, è possibile utilizzare questa funzione per inviare messaggi in blocco, ciascuno personalizzato per un contatto diverso. Non è spamming, anche se immagino che nelle mani sbagliate, la stampa unione possa essere utilizzata per bombardare a tappeto le e-mail non richieste.
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Microsoft Office ti consente di utilizzare diverse origini dati per i dettagli dell'indirizzo, ad esempio puoi usa un foglio di calcolo Excel o anche un database di Access. Qui utilizzerai i tuoi contatti di Microsoft Outlook per inviare le e-mail.
Prepara il tuo pool di contatti per la stampa unione
Quindi, analizziamo i passaggi dopo aver avviato Microsoft Outlook.
1. Apri Le persone per visualizzare l'elenco dei tuoi contatti.
Seleziona i contatti (CTRL + clic) che desideri includere nell'elenco e-mail personalizzato. Per semplificare la gestione di un elenco enorme, utilizza il Ordinare opzioni disponibili (fare clic sulla freccia a discesa accanto a Tutto ). Per renderlo più gestibile, puoi ordina per categorie tramite lo stesso menu a discesa.
Nota: La stampa unione non funziona lavorare con le liste di distribuzione .
2. Seleziona Stampa unione a partire dal Barra multifunzione > Home > Gruppo di azioni .
3. Nella schermata Contatti Stampa unione che dovresti vedere ora, scegli Solo contatti selezionati se l'e-mail personalizzata è destinata a un gruppo selezionato di contatti. Nella sezione Opzioni di unione in basso, seleziona i seguenti parametri.
- Tipo di documento: Lettere di forma
- Vai a: E-mail
- Riga oggetto del messaggio: La riga dell'oggetto non cambierà per tutte le email.
4. Fare clic su ok e quindi verrà avviato Microsoft Word per consentirti di comporre il messaggio personalizzato.
Scrivi il messaggio personalizzato in Microsoft Word
La scheda Lettere sulla barra multifunzione è in primo piano e al centro. Qui, vorrai iniziare la tua e-mail di massa con una linea di auguri personalizzata . Dal Mailing scheda in Microsoft Word, seleziona Linea di saluto .
Come puoi vedere, la finestra di dialogo è stata precompilata con il nome di Mr. Randall. Questo è solo un segnaposto per i nomi dall'elenco dei contatti. Appena sotto, puoi controllare un'anteprima dei nomi dal tuo elenco. È possibile personalizzare le voci con le opzioni fornite qui.
Tieni presente che i campi di unione provengono dalle intestazioni delle colonne nella tua mailing list. Quindi, se c'è una discrepanza, usa Campi di corrispondenza per garantire che l'unione rimanga accurata. Se un campo che desideri dice 'Non corrispondente', seleziona l'elenco a discesa per quel campo e poi scegli il nome della colonna che corrisponde a quella colonna nel tuo elenco.
Quando fai clic ok ed esci da qui, nel documento Word viene inserito un segnaposto per la riga di saluto (Gentile Sig.…).
Ricorda questo: È possibile inserire informazioni aggiuntive nel documento con campi aggiuntivi.
Clicca su Inserisci campo unione. Questi dati devono essere presenti nell'origine dati originale che è in questo caso le informazioni sui contatti in Microsoft Outlook. Gli esempi includono: indirizzo di casa, telefono di casa, titolo di lavoro, ecc. Puoi vedere l'elenco completo quando fai clic sulla piccola freccia a discesa.
Formatta il saluto. Per formattare la linea di saluto nel modo desiderato, evidenziare l'intero campo, inclusi i segni a ciascuna estremità. Vai al Casa scheda e utilizzare le impostazioni dei caratteri. Inoltre, imposta il Interlinea per assicurarti che l'interlinea corrisponda alla spaziatura nel resto del documento.
Scrivi il messaggio ora
L'inizio del messaggio è il<>segnaposto e/o qualsiasi altro campo inserito con l'aiuto di campi di unione aggiuntivi. Componi il tuo messaggio. Ricorda, questo è l'invio di e-mail di massa al suo meglio. Quindi, assicurati di usare tutta l'etichetta di posta elettronica che puoi raccogliere.
Al termine del corpo dell'e-mail, fare clic su Termina e unisci > Invia messaggi di posta elettronica .
Il Vai all'e-mail si apre la finestra di dialogo. Clic ok .
MS Word fa quindi il lavoro di inviare automaticamente le e-mail in un lampo. Word invia una singola email a ciascun indirizzo. Non puoi CC o BCC altri destinatari e tu impossibile aggiungere allegati all'e-mail.
Puoi salvare il documento che hai utilizzato per la stampa unione, poiché salva anche il collegamento con l'origine dati, ovvero i contatti. Quando apri il documento di stampa unione, scegli sì quando Word ti chiede di mantenere la connessione.
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Aggiungi questo risparmio di tempo al tuo set di strumenti di posta elettronica
Una volta capito, l'intero processo richiede appena pochi minuti dall'inizio alla fine. Allo stesso tempo, è necessario comporre un'e-mail per una sola persona, ora puoi farlo per un gruppo. Non importa quanto sia grande il gruppo.
Inoltre, è un buon comportamento di posta elettronica di gruppo utilizzare il nome di un destinatario come saluto. Dà un tocco più personale all'e-mail. Qualcosa, un'e-mail in CC manca gravemente.
Successivamente, puoi provare la stampa unione per stampare lettere, etichette e buste. Potresti anche voler conoscere metodi semplici per unire file PST di Microsoft Outlook . Affamato di ulteriori suggerimenti per Outlook? Allora è il momento di esplorare le funzionalità poco conosciute di Outlook!
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Saikat Basu è il vicedirettore per Internet, Windows e la produttività. Dopo aver rimosso la sporcizia di un MBA e una carriera di marketing lunga dieci anni, ora è appassionato di aiutare gli altri a migliorare le proprie capacità di narrazione. Cerca la virgola di Oxford mancante e odia gli screenshot brutti. Ma le idee di Fotografia, Photoshop e Produttività calmano la sua anima.
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