Le 4 migliori app gratuite per la pianificazione di riunioni (e come utilizzarle)

Le 4 migliori app gratuite per la pianificazione di riunioni (e come utilizzarle)
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Utilizza un pianificatore di riunioni per impostare in modo efficace le chiamate con altre persone, sia che lavori in gruppo o per conto tuo. Ti mostreremo alcune delle migliori app gratuite per la pianificazione di riunioni e riceveremo una procedura dettagliata su come utilizzarle.





Calendly è probabilmente l'app gratuita per la pianificazione di riunioni più famosa ed è popolare per un motivo. Lo strumento è incredibilmente facile da usare e altri utenti possono prenotare chiamate e appuntamenti con te nell'orario a loro più conveniente. Di conseguenza, eliminerai molti avanti e indietro che altrimenti ti farebbero perdere tempo.



La registrazione a Calendly richiede solo pochi minuti e puoi utilizzare il tuo account Google o Microsoft. L'app supporta cinque lingue: inglese, tedesco, portoghese, spagnolo e francese.





Gli utenti possono prenotare chiamate con te tramite un collegamento Calendly. Inoltre, puoi modificare l'orario di lavoro settimanale in cui sei disponibile per incontrare gli altri.

Come modificare l'orario di lavoro settimanale con Calendly

Prima di invitare altri alle riunioni, dovresti modificare il tuo orario di lavoro. Ecco come farlo:



  1. Clicca su Disponibilità e seleziona il Orari scheda. Lo strumento Condividi disponibilità e i relativi pulsanti in Notion Calendar
  2. Digita gli orari in cui sei disponibile ogni giorno. Se ti prendi determinati giorni liberi, puoi deselezionare questi giorni. 're available for in the Calendly app
  3. Clicca il + pulsante se vuoi aggiungere intervalli di disponibilità. Ad esempio, potresti lavorare dalle 09:00 alle 12:00 e poi di nuovo dalle 15:00 alle 18:00.

Come invitare le persone a prenotare una chiamata Calendly con te

Dopo aver modificato il tuo orario di lavoro, sei pronto per prenotare riunioni con altri. Hai due opzioni. Il primo è modificare il modello di riunione predefinito in Calendly:

  1. Selezionare Tipi di eventi .
  2. Clicca il ruota dentata e seleziona Modificare .
  3. Scegliere Dettagli dell'evento .
  4. Modifica la durata, il nome dell'evento e qualsiasi altra cosa che ritieni debba essere modificata. Quindi, premere Salva e chiudi .
  5. Premere copia link e condividi il tuo incontro con chiunque tu voglia parlare.

In alternativa, puoi progettare una riunione da zero:



  1. Vai a Tipi di eventi > Nuovo tipo di evento .
  2. Sotto Crea nuovo tipo di evento , scegli il tipo di riunione che desideri ospitare.
  3. Personalizza il tuo evento e seleziona Continua .
  4. Rubinetto Condividi > Copia collegamento e incolla il collegamento con chiunque desideri prenotare un incontro.
  5. Premere Fatto quando hai finito. Puoi trovare il tuo incontro su Tipi di eventi home page. Con un piano Calendly gratuito, puoi avere solo un tipo di evento attivo alla volta.

Se vuoi massimizzare il tuo utilizzo di Calendly, dai un'occhiata a questi Suggerimenti di Calendly per aiutarti a migliorare la pianificazione .

Scaricamento: Calendly per iOS | Androide (Acquisti in-app gratuiti disponibili)



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2. Organizza riunioni con Calendario di Google

È molto facile pianifica la tua settimana in Google Calendar e puoi pianificare facilmente le riunioni direttamente tramite l'app. Dove li ospiti dipende da te. Google Meet è una scelta semplice, ma puoi anche aggiungere un collegamento a Zoom o al tuo software per conferenze preferito. Mentre Calendly è migliore se hai bisogno che altre persone prenotino regolarmente lo stesso tipo di riunione con te, Google Calendar funziona bene per eventi occasionali.

Per utilizzare Google Calendar come pianificatore di riunioni, devi prima registrarti per un account Google tramite account.google.com se non ne hai già uno. Una volta che hai un account Google, segui questi passaggi per pianificare una riunione in Google Calendar.

  1. Rubinetto Crea > Evento .
  2. Aggiungi il titolo della riunione e connettiti a Google Meet se intendi utilizzare quel software. Se prevedi di utilizzare uno strumento di videoconferenza diverso, aggiungi il collegamento alla riunione in modo che altri possano partecipare facilmente. In alternativa, aggiorna l'evento con il collegamento più vicino all'ora.
  3. Invita i tuoi ospiti e aggiungi tutti gli allegati richiesti.
  4. Personalizza tutto ciò che ritieni necessario. Rubinetto Salva una volta che sei soddisfatto di come appare tutto.

Scaricamento: Calendario di Google per iOS | Androide (Gratuito)

3. Gestisci lead e altri progetti con Programmatore di riunioni HubSpot

Puoi usa HubSpot per accelerare una carriera nel marketing , ma il programma dispone anche di un eccellente strumento gratuito di pianificazione delle riunioni. Come Calendly, puoi registrarti con il tuo account Google o Microsoft.

Sebbene l'app sia destinata principalmente a titolari e dipendenti di aziende, puoi utilizzare l'utilità di pianificazione delle riunioni per più scenari, ad esempio chattare con i tuoi colleghi su un compito universitario. Hai anche la possibilità di scegliere avatar personalizzati se vuoi indossare il tuo cappello da designer.

Ecco come utilizzare il Meeting Scheduler di HubSpot:

  1. Vai al sito Web HubSpot Meeting Scheduler e seleziona Inizia gratuitamente .
  2. Completa le domande iniziali che HubSpot ti farà. L'operazione non dovrebbe richiedere più di cinque minuti.
  3. Attendi che HubSpot configuri il tuo account.
  4. Selezionare Collega il calendario e collega il tuo calendario. 's Meeting Scheduler
  5. Con la versione gratuita di HubSpot, puoi utilizzare un pianificatore di riunioni prima di dover eseguire l'aggiornamento. Noterai che ne viene già creato uno per te quando ti iscrivi. Passa il mouse sopra questo nel Incontri sezione e selezionare Modificare .
  6. Nel Panoramica scheda, personalizzare il nome, il luogo e la descrizione della riunione. Puoi anche aggiungere un collegamento alla videoconferenza e invitare altri. Clicca su Salva quando viene visualizzato il pop-up.
  7. Clicca il Incontro scheda. Qui puoi modificare la finestra di disponibilità e le opzioni di durata. Inoltre, hai la possibilità di scegliere il tuo fuso orario. Ancora una volta, fare clic su Salva quando viene visualizzato il pop-up. 's durations, time-zones, etc.
  8. Clicca sul Automazione scheda e attiva/disattiva Email di conferma SU. Vale anche la pena accendere il Promemoria pre-incontro notifica automatizzata per garantire che nessuno perda la chiamata.
  9. Torna al Incontri scheda, posiziona il cursore sulla riunione appena modificata e seleziona Copia link . Invia il collegamento a tutti coloro che desideri invitare.

Scaricamento: HubSpot per iOS | Androide | Mac OS | finestre (Gratuito)

4. Organizza le tue riunioni e pianifica con Calendario delle nozioni

Se ti piace usare Notion, dovresti considerare utilizzando Notion Calendar per gestire il tuo tempo . All'interno dell'app hai anche la possibilità di pianificare riunioni. Puoi visualizzare quando dovresti tenere le riunioni tramite la barra degli strumenti del tuo computer e l'app supporta anche 12 lingue, tra cui norvegese, finlandese, coreano, giapponese, tedesco e inglese.

Di seguito sono riportati i passaggi per creare una riunione in Notion Calendar:

  1. Tocca due volte la fascia oraria per la quale desideri pianificare una riunione.
  2. Personalizza l'orario e aggiungi gli indirizzi email dei tuoi partecipanti. 'll schedule in Notion Calendar
  3. Scegli il tuo strumento di videoconferenza (se applicabile) tramite Conferenza scheda prima di aggiungere eventuali collegamenti, documenti e descrizioni richiesti.
  4. Personalizza le altre impostazioni, ad esempio se desideri impostare un promemoria prima della riunione, e fai clic in un punto qualsiasi dello schermo per completare il programma della riunione.

Puoi anche utilizzare lo strumento Condividi disponibilità (premi S sulla tastiera o seleziona Condividi la disponibilità ) se vuoi che gli altri sappiano quando potranno prenotare un incontro con te.

Scaricamento: Calendario delle nozioni per iOS | Mac | finestre (Gratuito)

Qual è la migliore app per la pianificazione delle riunioni?

Ciascuna delle app per la pianificazione delle riunioni che abbiamo menzionato andrà a vantaggio di diversi tipi di utenti. Se hai già concordato l'orario e la data della riunione, Google Calendar e Notion Calendar sono ottimi per organizzare i dettagli più fini. Puoi anche utilizzare entrambe queste app per vedere come queste riunioni si inseriscono nel contesto più ampio della tua giornata.

Ma se hai bisogno di uno strumento che consenta ad altri utenti di prenotare riunioni con te, Calendly e Meeting Scheduler di HubSpot sono le scelte migliori. HubSpot è eccellente se hai bisogno di uno strumento per scopi professionali, ma può funzionare anche nella tua vita personale. Calendly è un ottimo strumento a tutto tondo ed è particolarmente adatto agli imprenditori individuali e ai dirigenti di alto livello.