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Creare un programma di lavoro è non facile. Che il tuo team di dipendenti sia grande come poche dozzine o piccolo come una manciata, trovare un modo per adattare le ore di tutti, raggiungere i minimi e mantenere la squadra felice è difficile. Fortunatamente, Excel può aiutare a renderlo a quantità Più facile.
I modelli di Excel rimangono uno degli strumenti più utili nella storia dell'informatica. Sono ottimi per gestire compiti e progetti , tenere le finanze in ordine , monitoraggio dei progressi di fitness e semplicemente rimanendo organizzati in generale -- ma la pianificazione è un'area in cui Excel veramente brilla.
5 suggerimenti importanti quando si effettua un programma
Prima di immergerti nel processo di pianificazione effettivo, tieni a mente le seguenti considerazioni. Faciliteranno l'intero processo e ridurranno la quantità di stress che si accumula su di te. Pianificare non sarà mai facile, ma non deve essere un incubo.
Conosci le preferenze dei tuoi dipendenti. Il tipo di preferenze che puoi prendere in considerazione durante la pianificazione differirà da campo a campo (ad es. vendita al dettaglio o magazzino), ma è importante almeno cercare di soddisfare i tuoi lavoratori.
Alcuni dipendenti hanno un'inclinazione verso la mattina? O forse la sera? Quante ore vuole ogni dipendente a settimana? Ci sono restrizioni temporali, come la riluttanza a lavorare la domenica? Alcuni dipendenti hanno sinergia e compatibilità?
Non puoi accontentarti tutti , ma è un buon obiettivo da raggiungere perché può migliorare la produttività e l'atmosfera, ma soprattutto creerà fiducia, e la fiducia va di pari passo con il rispetto.
Tieni traccia delle richieste di assenza dei dipendenti. Come se non fosse abbastanza difficile destreggiarsi tra tutte le preferenze del tuo dipendente, ci sono problemi sensibili al tempo che si presentano di tanto in tanto. Ad esempio, qualcuno ha bisogno di alcuni giorni per prendersi una vacanza o per piangere un membro della famiglia perduto.
Fortunatamente, questo può essere semplificato utilizzando uno strumento versatile come Google Calendar o un plug-in di calendario per Thunderbird. Un'app di qualità per la lista delle cose da fare come Todoist ( motivi per passare a Todoist Pro ), WorkFlowy (la nostra recensione di WorkFlowy), oppure Lista delle meraviglie (Nostro Recensione della lista delle meraviglie ) può funzionare anche bene.
Fai il programma in anticipo. Ovviamente non puoi farcela pure con largo anticipo nel caso in cui le situazioni cambino, ma evitate assolutamente di aspettare fino al giorno prima. Una buona regola è di circa una settimana in anticipo.
Se solo la procrastinazione fosse così facile da battere, giusto? Tutti lottano per portare a termine le cose in una certa misura, motivo per cui abbiamo scritto molto sulle strategie anti-procrastinazione, sull'evitare le distrazioni di Internet e sul superamento della procrastinazione.
Facendo i tuoi programmi in anticipo, ti concedi un po' di respiro nel caso in cui debbano essere apportati cambiamenti improvvisi.
Assegna prima i turni più importanti. Per 'più importante' intendiamo 'non negoziabile'. Se qualcuno ha assolutamente bisogno di lavorare in un particolare turno, riempilo prima e fissalo nella pietra. Una volta completati tutti i turni necessari, è più facile combinare i turni rimanenti con i dipendenti disponibili.
E tieni sempre a mente almeno una contingenza. Idealmente creeresti più pianificazioni (ad es. Piano A, Piano B, ecc.), ma ciò può richiedere molto tempo, quindi per lo meno dovresti identificare i dipendenti che hanno maggiori probabilità di fallire e avere un piano di riserva in caso lo fanno.
Rendi il programma facilmente accessibile. Lasciare che i tuoi dipendenti vedano il programma in anticipo è positivo per due motivi: possono segnalare eventuali errori e apprezzeranno l'avviso in modo da poter pianificare le proprie settimane in base al programma.
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Poiché utilizzeremo i modelli Excel per creare i nostri orari di lavoro, l'opzione preferita è caricarli direttamente su Google Drive. Verrà convertito nell'alternativa al foglio di calcolo di Google e ti consentirà di condividerlo in modo che gli altri possano vederlo. Se sei nuovo, segui questi suggerimenti per Fogli Google collaborativi.
E non preoccuparti per la sicurezza. A meno che tu non gestisca segreti governativi, Fogli Google è abbastanza sicuro per gli utenti di tutti i giorni come te e me.
Download gratuiti di modelli Excel
Con questi suggerimenti fuori mano, ecco una manciata di fantastici modelli Excel progettati specificamente per aiutare i datori di lavoro a pianificare gli orari dei lavoratori per la settimana. Sarà ancora un duro lavoro, ma molto più facile se usi uno di questi modelli.
I modelli sono disponibili come file XLSX per Excel 2007 e versioni successive.
Programma completo dei turni di lavoro
Questo programma di turni di lavoro di Foglio di calcolo123 è uno dei modelli più completi in circolazione. È abbastanza buono per competere con alcuni dei software di pianificazione disponibili per il download sul Web, ma in qualche modo questo modello è disponibile completamente gratuito.
Quando lo apri, troverai diversi fogli per: Registro dei dipendenti, Orario dei turni di lavoro, Scheda presenze, Budget salariale, Presenze, Occupazione, Impostazioni e Aiuto. Il foglio della guida è un mini-tutorial che ti mostrerà come iniziare con il programma.
Onestamente, consigliamo vivamente questo. Abbiamo un paio di altri suggerimenti sotto questo, ma nessuno è altrettanto valido e dovresti verificarli solo se questo è eccessivamente complicato per quello che vuoi fare (che è certamente un reclamo valido).
Scarica: Orario dei turni di lavoro
Orario settimanale dei turni
Questo programma di turni settimanali di Sistemi di gestione aziendale potrebbe non essere completo come quello sopra, ma è ottimo per i team più piccoli. È più semplice, il che significa che è più facile da imparare e da usare. Altamente raccomandato per coloro che desiderano uno scheduler mediocre.
Viene fornito con tre fogli: Programma, Turni e Dipendenti. Tutto quello che devi fare è elencare i tuoi dipendenti e le loro tariffe orarie nella scheda Dipendenti. Quindi definire l'ora di inizio e l'ora di fine per ogni turno disponibile nel foglio Turni. Successivamente, il foglio di pianificazione automatizzato diventa autoesplicativo.
L'unico aspetto negativo è che può arrivare solo fino a 20 dipendenti e 9 turni definiti, il che lo rende ottimo per le piccole e medie operazioni, ma poco plausibile per le aziende più grandi.
Scarica: Orario di lavoro dei dipendenti
Orario del turno giornaliero
Forse non hai bisogno di tutti i campanelli e i fischietti automatici forniti con i due modelli sopra menzionati. Forse preferisci fare le cose il più manualmente possibile e tutto ciò di cui hai bisogno è un programma di base con cui armeggiare. In tal caso, utilizzare quello fornito da Vertice42 .
Questo modello non funziona qualunque lavorare affatto. Il suo unico scopo è fornirti un programma predefinito che puoi compilare a mano. Al termine, puoi stamparlo (o caricarlo online) affinché tutti possano vederlo ed è abbastanza facile ricominciare da capo ogni settimana.
Scarica: Modello di pianificazione dei turni
Excel ti semplifica la vita ancora una volta
Sentiti libero di modificare questi modelli in base alle tue esigenze, se non sono assolutamente perfetti per te (a patto che non li ridistribuisca). Se desideri personalizzare, ma non sai da dove cominciare, ti consigliamo di imparare prima le formule di Excel.
E prima di stampare i tuoi programmi completati, dai un'occhiata a questi suggerimenti per la stampa di fogli Excel per assicurarsi che tutto esca correttamente.
Quale modello è il tuo preferito? Ci siamo persi di buoni? Hai qualche consiglio o trucco per programmare i tuoi dipendenti? Condividi con noi nei commenti qui sotto!
Crediti immagine: Foglio orario settimanale di Andrey_Popov via Shutterstock, Pianificazione delle attività da fede via Shutterstock, Illustrazione della stazione di lavoro da fede via Shutterstock, Orario vuoto di xtock tramite Shutterstock
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Joel Lee è l'editore capo di MakeUseOf dal 2018. Ha un B.S. in Informatica e oltre nove anni di esperienza professionale di scrittura e modifica.
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