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iWork potrebbe non essere allo stesso livello di Microsoft Office, ma è comunque una potente suite per ufficio da avere sul tuo Mac.
Una volta acquisita familiarità con le basi di iWork , sei pronto per passare al passaggio successivo, ovvero scoprire cos'altro puoi fare all'interno delle app iWork e come. È qui che entrano in gioco i seguenti suggerimenti. Evidenziano alcune delle utili funzioni disponibili in tutte e tre le app iWork (Pages, Numbers e Keynote).
Prima di arrivare a questi suggerimenti di iWork, tuttavia, vorremmo sottolineare una significativa differenza di denominazione tra Pages/Numbers e Keynote.
Fai attenzione a questa convenzione sui nomi dei keynote
In Keynote, Apple fa riferimento ai modelli come temi. Ma li chiameremo modelli in questo articolo per evitare confusione.
Tieni presente però che vedrai la parola tema invece di modello all'interno delle opzioni di menu e simili in Keynote. Le opzioni stesse vengono visualizzate nelle stesse posizioni di Pages e Numbers; è solo il nome che differisce.
Ora, esploriamo alcune utili funzionalità delle app iWork.
1. Cambia le preferenze di lingua e regione
Le app iWork ti consentono di modificare le impostazioni di lingua e regione per ogni documento. Questi influenzano il modo in cui il documento visualizza valori numerici, valute, date e altro.
Puoi accedere alle impostazioni della lingua facendo clic su File > Avanzate > Lingua e regione . Per impostazione predefinita, sono impostati per corrispondere alle impostazioni di sistema come li vedi sotto Preferenze di Sistema > Lingua e Regione .
Quando passi a un'altra lingua e/o regione, vedrai un'anteprima dei formati di dati aggiornati proprio sotto le impostazioni. Colpire il ok pulsante per salvare le impostazioni.
Il contenuto del documento si aggiornerà automaticamente per corrispondere al nuovo formato? Non tutto. Potresti aver bisogno di un po' di tentativi ed errori per capire cosa cambia esattamente.
Ma tutti i nuovi dati inseriti assumono il formato specificato dalle preferenze di lingua e regione aggiornate. Per questo motivo, è meglio modificare queste impostazioni non appena si imposta il documento.
2. Personalizza le impostazioni di correzione automatica
Le impostazioni di correzione automatica che hai impostato sotto Preferenze di Sistema > Tastiera > Testo applicare su macOS. Sapevi che puoi sovrascriverli per ogni app iWork da Preferenze > Correzione automatica ?
Sì, Pages, Numbers e Keynote's Preferences hanno ciascuna una scheda speciale con diverse impostazioni di correzione automatica che puoi modificare come meglio credi. Oltre ad avere impostazioni personalizzate per la formattazione e l'ortografia, puoi avere elenchi personalizzati per la sostituzione del testo.
3. Dai un nuovo look agli oggetti con gli stili
iWork ha combinazioni preimpostate di colori, caratteri, forme e altro per aiutarti a cambiare l'aspetto degli oggetti. Troverai questi stili nascosti nel Formato ispettore.
Ovviamente, le opzioni che vedi nell'inspector dipendono dall'oggetto che hai selezionato e varia anche il nome della scheda corrispondente. Non preoccuparti però, perché le schede sono facilissime da trovare.
Vedrai un Stile scheda per caselle di testo, forme e file multimediali. Gli stili di tabella vengono visualizzati sotto il Tavolo stili di tabulazione e grafico sotto il Grafico scheda. Vedrai gli stili di paragrafo e gli stili di carattere sotto Testo scheda.
Per applicare uno stile, seleziona l'oggetto su cui vuoi applicare il nuovo colore e scegli uno degli stili preimpostati.
4. Crea stili personalizzati
Le app iWork ti consentono di creare stili personalizzati. Per aggiungerne uno, seleziona un oggetto di cui vuoi salvare lo stile e fai clic su Formato > Avanzate > Crea stile .
l'unità flash non viene visualizzata nella gestione del disco
Preferiresti una scorciatoia con un clic invece dell'opzione di menu? Clicca sul + pulsante che segue gli stili esistenti nel Formato ispettore. E ora c'è il tuo stile salvato come preset!
Per gli stili di paragrafo, carattere ed elenco troverai il Inserisci pulsante in una posizione leggermente diversa. Si trova in alto a destra nell'elenco degli stili.
È un peccato che Apple abbia abbandonato la funzione di importazione con la quale è possibile importare stili personalizzati da un documento all'altro. Puoi ancora farlo, ma richiede un po' di sforzo in più e puoi spostare solo uno stile personalizzato alla volta.
Per prima cosa, devi selezionare l'oggetto di cui vuoi copiare lo stile e fare clic su Formato > Copia stile . Quindi, devi usare il Formato > Incolla stile opzione nel documento in cui si desidera riprodurre lo stile.
5. Aggiungi collegamenti ipertestuali
Seleziona il testo per il quale desideri creare un collegamento ipertestuale e visita il Formato > Aggiungi collegamento menu o il menu di scelta rapida per iniziare. Vedrai che puoi creare collegamenti sia a pagine web che a indirizzi email.
In Keynote, sarai anche in grado di collegarti a diapositive specifiche. Allo stesso modo, potrai collegarti a elementi specifici (chiamati segnalibri) di un documento in Pages. Ovviamente, dovrai avere un segnalibro in posizione prima di poterlo collegare.
Per creare un segnalibro, seleziona prima l'elemento a cui desideri accedere rapidamente. Poi, nel segnalibri sezione del Documento ispettore, fare clic su Aggiungi segnalibro pulsante. Il segnalibro viene visualizzato nell'elenco proprio sotto il pulsante.
6. Comprimi file
L'inserimento di oggetti multimediali come foto e filmati in un documento iWork può aumentare notevolmente le dimensioni del file. Questo perché il file memorizza quegli oggetti alla loro dimensione e risoluzione originali anche se li hai ridimensionati.
Ovviamente, è utile quando si desidera ripristinare le versioni originali degli oggetti multimediali. Ma come compromesso, devi occuparti di un file più grande.
Che ne dici di comprimere i file lasciando che iWork tagli l'audio/video e riduca la risoluzione dell'immagine? Cliccando su File > Avanzate > Riduci dimensione file fa il trucco. Assicurati di utilizzare l'opzione dopo che tutto nel documento è a posto e tutti gli oggetti multimediali hanno le dimensioni desiderate.
Successivamente, riceverai una finestra di messaggio che ti dice di quanto l'app ridurrà la dimensione del file. Clicca sul Ridurre pulsante per procedere con la compressione.
7. Blocca oggetti
Ti capita spesso di spostare o modificare elementi che non volevi? Evitalo bloccando gli oggetti in posizione con il Disponi > Blocca opzione. Non devi fare questo un oggetto alla volta; il blocco funziona anche quando sono selezionati più oggetti.
Ad eccezione delle caselle di commento, puoi bloccare ogni tipo di oggetto che vedi elencato nella barra degli strumenti principale di un'app iWork. Ciò include caselle di testo, tabelle, forme, immagini e video.
Non riesci a bloccare gli oggetti in Pages? A volte vedrai il Serratura opzione in grigio nel Organizzare menu dell'applicazione Pages. Prova questa prossima correzione per abilitarla.
Per prima cosa, apri il Formato ispettore per l'oggetto selezionato e passare al suo Organizzare scheda. Sotto il Posizionamento dell'oggetto sezione, passare da Muoviti con il testo scheda al Rimanere sulla pagina scheda. Questo dovrebbe riportare il Serratura opzione per l'oggetto selezionato.
Se vuoi spostare o modificare un oggetto che hai bloccato, dovrai prima sbloccarlo facendo clic su Disponi > Sblocca .
8. Raggruppa oggetti
Supponiamo che tu voglia spostare alcuni oggetti senza disturbare la loro posizione relativa l'uno rispetto all'altro. O forse vuoi applicare lo stesso stile a tutti loro. In casi come questi, è utile trattare quegli oggetti come un singolo oggetto. In realtà puoi, una volta che li hai raggruppati insieme facendo clic su Disponi > Raggruppa .
Per separare gli oggetti raggruppati e tornare a modificarli singolarmente, non devi far altro che selezionare il gruppo e cliccare su Disponi > Separa .
Puoi anche raggruppare/separare oggetti (oltre a bloccarli/sbloccarli) facendo clic con il pulsante destro del mouse o Controllo -fare clic sul menu.
9. Tieni a portata di mano gli strumenti di organizzazione
Il Formato ispettore include an Organizzare scheda per darti le opzioni per posizionare gli oggetti con precisione. Ma è noioso passare ad esso da una delle altre schede ogni volta.
Perché non fare il Organizzare strumenti di più facile accesso? Dai loro un riquadro portatile dedicato facendo clic su Visualizza > Mostra strumenti di disposizione . Puoi anche mettere Colori e Regola immagine strumenti in riquadri popout simili facendo clic sull'appropriato Spettacolo opzione nel Visualizzazione menù.
10. Accedi rapidamente alle opzioni di visualizzazione
Guarda quel piccolo Visualizzazione pulsante della barra degli strumenti all'estrema sinistra? Nasconde un menu utile per alternare la visibilità degli elementi chiave sullo schermo come righelli, commenti e il Trova e sostituisci scatola.
In base all'app iWork in cui ti trovi, puoi utilizzare quella barra degli strumenti Visualizzazione menu per accedere anche ad alcune funzioni speciali. Ad esempio, in Pages puoi nascondere le miniature e rivelare il conteggio delle parole da quel menu. In Keynote, puoi passare da un layout all'altro e anche iniziare a modificare le diapositive master.
11. Nascondi il selettore modelli
Quando apri un'app iWork, ti mostra una serie di modelli ordinati e che fanno risparmiare tempo tra cui scegliere.
Mentre i modelli sono utili , potresti preferire iniziare ogni volta con un documento vuoto. In tal caso, il selettore di modelli diventa un fastidioso popup. Nasconderlo è facile.
Per prima cosa vai all'app Preferenze sezione con la scorciatoia Cmd + Virgola . Sotto il Per nuovi documenti sezione del generale scheda, seleziona il pulsante di opzione per Usa modello .
In Pages and Numbers, il modello predefinito è Vuoto , mentre in Keynote, è Pendenza . Non devi restare con questi però. Seleziona il Cambia modello pulsante sotto il Usa modello opzione per selezionare una nuova impostazione predefinita. Puoi anche creare un nuovo modello da utilizzare come predefinito. Vedremo come farlo nella prossima sezione.
Vuoi accedere al selettore di modelli dopo averlo nascosto? Portarlo tenendo premuto il Opzione chiave quando crei un nuovo documento. Opzione + Cmd + N è la scorciatoia corrispondente.
12. Crea nuovi modelli
Supponiamo che tu abbia impostato un documento iWork proprio così e ora desideri utilizzarlo come punto di partenza per documenti futuri . Puoi, una volta salvato il documento modello come modello. Per farlo, clicca su File > Salva come modello . (In Keynote, vedrai Salva tema invece di Salva come modello .)
Nella finestra di dialogo che appare, fai clic su Aggiungi a Scelta modelli per salvare il modello nella posizione predefinita. Verrà quindi visualizzato nel I miei modelli sezione del selettore di modelli. Se desideri salvare il modello in una posizione diversa, fai clic su Salva pulsante invece.
13. Crea segnaposto per testo e media
Se stai lavorando su un modello personalizzato, devi selezionare i frammenti di testo esistenti ogni volta che vuoi sostituirli. Non avrai questo problema se i frammenti di testo nel modello sono segnaposto. Quando lo sono, puoi iniziare subito a digitare il testo senza dover selezionare prima il testo esistente.
Allo stesso modo, se definisci segnaposto per i media, puoi sostituirli con nuovi media in un attimo. Tutto quello che devi fare è cliccare su Aggiungi immagine pulsante in basso a destra sul segnaposto stesso (vedi screenshot sotto).
Questo fa apparire il media explorer popup da cui puoi selezionare l'immagine o il video di cui hai bisogno. Non dovrai preoccuparti del ridimensionamento o del restyling dei nuovi media; assumono lo stesso stile del segnaposto.
Come puoi vedere, avere segnaposto per testo e contenuti multimediali consente di risparmiare molto tempo e vorrai utilizzarli durante la creazione di modelli. Farlo è abbastanza semplice.
Seleziona qualsiasi parte di testo che desideri definire come segnaposto e fai clic su Formato > Avanzate > Definisci come segnaposto di testo . Se vuoi impostare un'immagine o un video come segnaposto, scegli il pulsante Definisci come segnaposto multimediale opzione dallo stesso menu invece.
14. Importa modelli già pronti
Non devi creare modelli personalizzati. Perché non importarne di fantastici da iWorkCommunity ? Sono gratuiti! (Puoi anche 'prendere in prestito' modelli da amici e familiari via e-mail.)
iWorkCommunity dispone di modelli per schede attività, raccolte fondi, riviste e molti altri tipi di documenti. Scarica qualsiasi modello che desideri e aprilo con l'applicazione iWork pertinente.
Il modello si apre come un normale file. Per installarlo, dovrai salvarlo come modello personalizzato come abbiamo visto nella sezione precedente. Una volta fatto, viene visualizzato nel I miei modelli sezione del selettore modelli come di consueto.
15. Ripristina le versioni precedenti dei file
Le app di iWork salvano automaticamente il tuo lavoro a intervalli regolari, dopo aver salvato un file una volta nominandolo. È possibile visualizzare e ripristinare qualsiasi versione precedente dei file con il File > Ripristina > Sfoglia tutte le versioni opzione. Ciò mette in azione il sistema di controllo delle versioni dei file su macOS.
Se è presente una versione particolare del file che desideri salvare come punto di ripristino, fai clic su File > Salva o colpisci Comando + S per salvare quella versione manualmente. Verrà quindi visualizzato insieme alle versioni salvate automaticamente e potrai ripristinarlo in qualsiasi momento.
Potresti voler assicurarti di avere un buon backup prima rimuovere i valori duplicati in Numbers , Per esempio.
16. Eseguire il backup dei file nei formati Microsoft Office
Se desideri garantire la massima compatibilità per i tuoi file di Office sulla maggior parte delle piattaforme e versioni software, conserva una copia di:
- Documenti di Pages come file DOC (Word),
- Fogli di calcolo di numeri come file XLS (Excel) e
- Presentazioni Keynote come file PPT (PowerPoint).
Potresti perdere alcune impostazioni dei file con questo approccio, ma i tuoi dati sono più o meno intatti e retrocompatibili. Ora vediamo come esportare effettivamente quei file.
guarda sotto File > Esporta in menu per trovare l'applicazione Microsoft Office corrispondente per esportare il file. Quando il Esporta il tuo documento viene visualizzata la finestra di dialogo, selezionare il formato pertinente dal Opzioni avanzate sezione.
Tieni presente che DOC, XLS e PPT sono formati di file legacy che Microsoft ha sostituito da tempo con i formati DOCX, XLSX e PPTX rispettivamente. Esplora quest'ultimo con il nostro articolo sui formati di file Office rari.
17. Proteggi i file con password o Touch ID
Le app iWork ti consentono di nascondere i tuoi file dietro una password. Clicca su File > Imposta password per iniziare a configurarne uno. Assicurati di aggiungere un suggerimento per la password per un facile richiamo. Se vuoi che Keychain ricordi la password per te, seleziona questa casella: Ricorda questa password nel mio portachiavi . Colpire il Impostare la password pulsante per completare il blocco del file.
Se il tuo Mac supporta Touch ID per lo sblocco delle impronte digitali, puoi utilizzare tale funzione per sbloccare i file iWork. Ma prima, dovrai configurare Pages, Numbers e Keynote per utilizzare Touch ID. Per fare questo, in Preferenze sezione di ciascuna di queste app, seleziona la casella di controllo per Usa Touch ID .
Touch ID funziona solo in combinazione con una password di testo, quindi non puoi utilizzare solo Touch ID per bloccare/sbloccare un file. Dovrai prima impostare una password di testo per esso, e mentre lo fai, sarai in grado di selezionare il Apri con Touch ID opzione.
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18. Scopri le novità
Vuoi sapere cosa ha in serbo per te l'ultimo aggiornamento di iWork? Clicca su Aiuto > Novità di in qualsiasi app iWork per vedere i punti salienti in una finestra popup. Colpire il Continua pulsante per uscire dalla casella. Se vuoi conoscere tutte le migliori nuove funzionalità, fai clic su Elenco completo delle funzionalità collegamento per visitare la relativa pagina di supporto Apple.
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Se tu abbandona Microsoft Office per iWork o utilizzare entrambe le suite per ufficio fianco a fianco dipende da te. In entrambi i casi, imparare i migliori consigli e trucchi per iWork ti farà sicuramente risparmiare un sacco di tempo. Inizia esplorando come aggiungere caselle di controllo e dispositivi di scorrimento in Numbers o come utilizzare formule e funzioni in Numbers.
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Akshata si è formato in test manuali, animazione e design UX prima di concentrarsi sulla tecnologia e sulla scrittura. Questo ha riunito due delle sue attività preferite: dare un senso ai sistemi e semplificare il gergo. A MakeUseOf, Akshata scrive di come ottenere il meglio dai tuoi dispositivi Apple.
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