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Stai pensando a come realizzerai il tuo progetto? Come inizi? Rispetterai le scadenze? Questi pensieri ansiosi ti stanno attraversando la mente. Nonostante la loro validità, non dovrebbero rallentarti.
Utilizzando gli strumenti giusti, puoi completare il tuo progetto. L'utilizzo di una timeline di gestione del progetto può aiutarti a vincere il tuo progetto. Lo strumento ti aiuta a mappare il tuo progetto e ti assicura di avere una strategia chiara su come affrontarlo. Puoi creare la tua timeline di gestione del progetto seguendo questa guida.
1. Redigere un brief di progetto
Per assicurarti che tutti nel tuo progetto siano sulla stessa pagina, inizia redigendo un brief di progetto. Un brief di progetto è un breve riassunto del progetto. Consideralo come una versione condensata del tuo piano di progetto. Dovrebbe rispondere alle domande:
- Qual è lo scopo del progetto?
- Quali sono gli obiettivi del progetto?
- Quali sono le tappe fondamentali?
- Quanto tempo ci vorrà per completare il progetto?
- Quant'è il budget?
Sii breve per non sovraccaricare le parti interessate del progetto con dettagli inutili. Sarà il documento a cui le parti interessate del progetto e i membri del progetto fanno riferimento frequentemente man mano che il progetto va avanti.
2. Crea una struttura di suddivisione del lavoro
Dopo aver creato il brief del progetto, è necessario creare un piano d'azione per avviare il progetto. Questo piano d'azione è chiamato struttura di suddivisione del lavoro (WBS). Piuttosto che scrivere ogni azione da intraprendere per completare un progetto, la WBS si concentra sui risultati finali e sulle pietre miliari. Le regole per creare una WBS sono:
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- regola del 100%: Tutto il lavoro che si trova nella WBS deve essere necessario al 100% per completare gli obiettivi del progetto. Non dovrebbe esserci alcun lavoro non correlato o ridondante al suo interno. Anche le attività secondarie devono essere necessarie al 100% per completare un'attività padre.
- Si escludono a vicenda: Non tenere conto di alcun lavoro due volte. Violerai la regola del 100% e avrai errori di calcolo nel calcolo delle risorse necessarie per completare il progetto.
- Risultati, non azioni: Il tuo obiettivo principale dovrebbe essere sui risultati finali e non sulle azioni. Ad esempio, se stai costruendo una casa, un risultato finale è fare le fondamenta. I passaggi in questo prodotto saranno la scelta di un sito, lo scavo, l'installazione e la sigillatura del basamento. Quindi, non perdetevi in queste azioni, ma concentratevi sul risultato, che è avere un fondamento.
- La regola 8/80: Questa regola afferma che un'attività non dovrebbe richiedere meno di 8 ore per essere completata e nemmeno più di 80 ore. Quando si applica questa regola, se il lavoro richiede più di 80 ore per essere completato, suddividerlo ulteriormente in un pacchetto di lavoro minore.
- Assegnare: Dovresti assegnare un'attività a una persona o a un team specifico. Se la tua WBS è completa, non dovrebbe esserci una sovrapposizione di lavoro tra individui o team.
3. Crea un intervallo di tempo
Una volta creata la struttura di suddivisione del lavoro, dedica del tempo al completamento di ciascuna attività. Per le attività che non farai da solo, consulta direttamente la/le persona/e che le svolgeranno. Chiedi loro di cosa hanno bisogno per svolgere il lavoro e quanto tempo avranno bisogno.
Non essere troppo ottimista quando lo fai. Crea un equilibrio tra dare abbastanza tempo per svolgere le attività e rimanere entro il periodo di tempo complessivo del progetto. Lascia anche un po' di margine per eventuali situazioni impreviste.
4. Programma nelle dipendenze
Ora sai quanto tempo ci vorrà per completare ogni compito. Ma per quanto riguarda i compiti che dipendono l'uno dall'altro? Ci sono spesso diverse sequenze per un'assegnazione che dipendono l'una dall'altra.
Di solito ci sono quattro tipi di dipendenza dal progetto per la gestione del progetto. Questi sono:
- Fine-inizio : il primo compito deve essere completato prima che possa iniziare il secondo compito.
- Dalla fine alla fine : la seconda attività non può essere completata prima del completamento della prima attività. Ad esempio, se stai eseguendo il cablaggio elettrico per una casa, non puoi posare i cavi fino a un'ispezione.
- Dall'inizio all'inizio : le attività successive non possono iniziare prima dell'inizio della prima attività. Ad esempio, non puoi livellare un pavimento di cemento finché non versi il cemento.
- Dall'inizio alla fine : la prima attività deve iniziare prima che la seconda sia completata. Ad esempio, se stai eseguendo l'aggiornamento a un nuovo software, inizierai a installare il nuovo software prima di eliminare gradualmente quello vecchio.
Quindi, assicurati di identificare la natura delle dipendenze che hai a portata di mano e poi lavora su di esse. In alcune situazioni, le dipendenze sono processi più complessi, quindi crea un diagramma di flusso , corsie di nuoto o codici colore per aiutarti a visualizzarli e identificarli.
5. Crea una linea temporale di base
Ora è il momento di visualizzare la timeline del tuo progetto. Esistono diversi strumenti di gestione del progetto che puoi utilizzare per costruire la timeline del tuo progetto. Il il punto di riferimento per la maggior parte dei progetti è il diagramma di Gantt .
Il diagramma di Gantt ti offre una rapida istantanea del tuo progetto, le date di inizio e fine delle attività, le pietre miliari chiave, le dipendenze e l'assegnatario di ciascuna attività. I grafici di Gantt sono interattivi e possono essere aggiornati e modificati in tempo reale. Altri strumenti della timeline che puoi utilizzare per costruire e gestire la tua timeline sono la timeline storica e la timeline del grafico verticale.
6. Invialo
Condividi la cronologia con tutte le parti interessate del progetto. Li entusiasmerà vedere un chiaro piano d'azione per il progetto. Vorranno anche valutare e dare suggerimenti su come migliorare alcune cose del progetto. Sii aperto al feedback.
7. Cambia secondo necessità
Un progetto è una cosa viva e continuerà a cambiare ed evolversi man mano che procede. Non è necessariamente una cosa negativa. Significa solo che devi adattarti mentre le cose continuano a cambiare.
La cosa buona è che quando hai già una linea temporale, sarai più autorizzato a incorporare il cambiamento. Inoltre, assicurati di comunicare le modifiche in tempo reale a tutte le parti interessate del progetto.
Creare la tua timeline di gestione del progetto
Creare la tua prima sequenza temporale di gestione del progetto può essere scoraggiante. Tuttavia, con i passaggi precedenti, puoi creare una sequenza temporale meticolosa e consegnare il tuo progetto con successo. Quindi, assicurati di implementare le linee guida di cui sopra e di avere una linea temporale stellare.
Condividere Condividere Tweet E-mail 9 errori comuni nella gestione dei progetti (e cosa fare invece)Vuoi completare grandi progetti senza cattiva gestione o superare il budget? Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a evitare questi errori.
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Hilda è una scrittrice di tecnologia freelance e si diverte a stare al passo con le nuove tecnologie e le innovazioni. Le piace anche trovare nuovi hack per risparmiare tempo e semplificare il lavoro. Nel tempo libero la troverai intenta a curare il suo orto.
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