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Se c'è uno svantaggio dei servizi e delle app basati su cloud, è che devi sempre essere online per usarli. Se Internet non funziona o se sei in viaggio, il tuo lavoro si ferma.
Fortunatamente, Google Docs, ora meglio conosciuto come Google Drive, copre questo. Puoi portare il servizio offline e accedere e modificare i tuoi file anche senza una connessione Internet.
Soprattutto, puoi farlo praticamente su qualsiasi piattaforma o dispositivo. In questa guida, daremo un'occhiata a come configurarlo e iniziare a lavorare ovunque utilizzi Google Drive.
Sul desktop nel browser
È necessario il browser Chrome per poter accedere a Google Drive offline sul desktop. È disponibile per Windows, Mac e Linux e funziona allo stesso modo su ogni piattaforma. Sui browser non supportati mancano le impostazioni per attivare l'accesso offline.
Per iniziare, avrai bisogno di Applicazione web Drive Chrome installato in Chrome. Viene fornito come opzione predefinita con Chrome, ma se ne hai bisogno, ti verrà chiesto di installarlo prima di continuare.
Attiva la modalità offline su Google Drive
Accedi al tuo account su Google Drive, drive.google.com . Clicca il Impostazioni icona (l'ingranaggio) verso l'angolo in alto a destra dello schermo e selezionare Impostazioni .
Nella finestra che si apre, controlla il Sincronizza Google Documenti... opzione nella sezione etichettata disconnesso . I tuoi file inizieranno a essere scaricati sul tuo computer, inclusi Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni.
Attiva la modalità offline in Google Documenti
Vai a Google Documenti — docs.google.com — e accedi. Fare clic sull'icona del menu dell'hamburger in alto a sinistra dello schermo e scegliere Impostazioni .
Sotto Sincronizzazione offline clic Accendere . Si aprirà una nuova scheda con le istruzioni per installare l'app Web Chrome, se necessario, quindi per confermare che si desidera abilitare l'accesso offline.
Modifica dei file
Sono necessari alcuni minuti per scaricare i file e anche per memorizzare nella cache le copie delle app di Documenti. Non disconnetterti da Internet troppo velocemente o non sarai in grado di accedervi. Per assicurarti che un file specifico di cui hai bisogno sia disponibile offline, aprilo e poi chiudilo di nuovo.
Quando sei offline, apri Google Drive o Google Documenti nel tuo browser andando allo stesso URL che usi in modalità online. Tutti i tuoi file verranno elencati come al solito, ma quelli che non sono disponibili offline saranno disattivati.
Fare doppio clic per aprire un file. Vedrai un'icona grigia 'Offline' visualizzata accanto al nome del file.
Le tue modifiche vengono salvate automaticamente quando modifichi un documento. Quando tornerai online, verranno sincronizzati nuovamente con il tuo account. Tutti i file che sono stati modificati localmente ma non ancora sincronizzati verranno visualizzati in grassetto nell'elenco dei documenti.
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Puoi anche creare nuovi documenti quando lavori offline. Questi verranno caricati sul tuo account la prossima volta che sarai online.
Sul desktop utilizzando l'app Drive
Un altro modo per utilizzare Google Documenti offline è tramite il app Google Drive dedicata . Questo è disponibile per dispositivi desktop per Windows e Mac, nonché per Android e iOS su dispositivi mobili.
Per impostazione predefinita, l'app Drive per desktop scarica l'intero contenuto del tuo account Drive sul tuo computer. È simile al funzionamento dei client cloud desktop come Dropbox. Per scaricare solo cartelle specifiche vai a Preferenze > Opzioni di sincronizzazione all'interno dell'app.
Una volta installato, puoi accedere a tutti i tuoi file di Drive, non solo ai documenti, tramite una finestra di Esplora risorse su Windows o il Finder su Mac.
Puoi modificare qualsiasi file scaricato tramite l'app Drive. File di Google Docs, salvati in .gdoc , .gsheet etc, vengono modificati in Chrome.
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Devi fare doppio clic sul file per aprirlo, quindi devi avere Chrome impostato come browser predefinito: un file non sarà accessibile se si apre in un altro browser. Devi anche aver attivato la funzione offline all'interno dell'app web Drive stessa, come descritto sopra.
Altri file vengono aperti nell'app locale preferita: fogli di calcolo Excel in Office, immagini in Photoshop e così via.
Modificali e salva le modifiche normalmente. Verranno sincronizzati con il tuo account cloud alla successiva connessione a Internet.
L'app Drive è probabilmente l'opzione più conveniente se utilizzi principalmente il servizio su un singolo computer. Presenta l'inconveniente di dover archiviare molti gigabyte di dati localmente, quindi non è l'ideale per avere su più macchine.
Su un Chromebook
Contrariamente alla credenza popolare, i Chromebook funzionano offline per una varietà di funzioni. Ciò include l'utilizzo di Documenti offline.
Il processo per configurarlo è esattamente lo stesso di quello per l'utilizzo di Chrome su Windows, Mac o Linux. Apri le app Drive o Documenti per caricare il sito corrispondente nel browser Chrome, quindi attiva la funzione offline come faresti su quelle altre piattaforme.
In Google Apps al lavoro
L'accesso offline a Google Documenti può essere abilitato anche in Google Apps per le aziende. Tuttavia, la funzione non è disponibile per i singoli utenti e richiede l'attivazione di un amministratore. Come sempre, gli utenti devono utilizzare Chrome.
Accedi alla Console di amministrazione Google e vai a Applicazioni > Google Apps > Drive > Accesso ai dati . Seleziona la casella etichettata Consenti agli utenti di abilitare i documenti offline seguito da Salva .
Queste impostazioni vengono applicate all'intera organizzazione. Per gli account Google Apps Unlimited o Google Apps for Education, puoi limitare l'accesso offline a singoli utenti o gruppi per motivi di sicurezza.
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Sul cellulare
Il App Google per iOS e Android fornire supporto offline per gli utenti di smartphone e tablet. Sui tablet Windows dovresti usare i metodi desktop per Chrome descritti sopra; per Windows Phone non c'è supporto. L'app di terze parti GDocs offre la visualizzazione offline su Windows Phone, ma nessuna modifica.
Usa Documenti offline su iOS e Android
Le app per iPhone e iPad, così come per i dispositivi Android, funzionano allo stesso modo. Non presentano un'impostazione 'offline' onnicomprensiva, ma devi invece rendere i tuoi contenuti disponibili offline file per file.
Ci sono tre modi diversi per raggiungere questo obiettivo. Dalla schermata principale dell'app, tocca semplicemente il pulsante del menu 'tre punti' sotto il file scelto e seleziona Resta offline .
In alternativa, quando il file è aperto puoi selezionare Resta offline dal menù. Oppure seleziona Particolari e seleziona la stessa opzione da lì. In tutti i casi, deseleziona l'opzione per rimuovere la versione offline dal tuo dispositivo.
Una volta selezionato, il file verrà scaricato. Una notifica ti avviserà quando il processo è completo.
Scorri dal bordo sinistro dello schermo e scegli disconnesso dalle opzioni per visualizzare solo i file disponibili offline.
Tutte le modifiche apportate vengono salvate automaticamente e tali modifiche vengono sincronizzate con il tuo account alla successiva connessione del dispositivo a Internet.
Evita problemi quando lavori offline
Ci sono alcuni problemi di cui dovresti essere a conoscenza quando lavori con Google Documenti offline.
- Problemi di sincronizzazione. Due dei principali vantaggi di Google Drive è che puoi accedere ai tuoi file su qualsiasi dispositivo e che è facile collaborare sui documenti con altri utenti. Ricorda che quando modifichi un documento offline, le modifiche non saranno immediatamente disponibili in un altro browser o per un altro utente. Se sincronizzi le modifiche offline dopo che il documento è stato modificato altrove, le due versioni del file verranno unite. Per evitare confusione, dovresti informare tutti i collaboratori quando porti offline un file, in modo che sappiano che non devono lavorarci da soli.
- Compatibilità dei fogli di calcolo offline. I fogli di lavoro creati in Fogli Google prima di dicembre 2013 non possono essere modificati e sono accessibili solo in modalità di sola lettura. Copia e incolla il contenuto in un nuovo documento se devi modificare un foglio di calcolo precedente.
- Funzionalità limitata. Quando metti offline Google Documenti sul desktop, torna a essere poco più di un semplice editor di testo. Ottieni opzioni di formattazione di base, ma molte funzionalità comuni vengono rimosse. Questi includono il controllo ortografico, l'aggiunta di immagini e l'accesso a qualsiasi componente aggiuntivo installato. Questo è meno di un problema sui dispositivi mobili, dove le app sono già più leggere nelle funzionalità.
Lavorare offline è un compromesso
Portare Google Documenti offline non ti dà un sostituto completo per MS Office o qualsiasi altra suite per ufficio desktop tradizionale. Otterrai il meglio dal servizio utilizzandolo online ogni volta che disponi di una connessione Internet.
Ma fintanto che sei consapevole delle limitazioni, così come di alcune potenziali insidie, la funzionalità è incredibilmente utile. Ti consente di continuare a lavorare ovunque ti trovi, con la certezza che i tuoi dati sono al sicuro e verranno sincronizzati senza problemi una volta ripristinata la connessione. Senza alcun calo di prestazioni per l'attivazione della funzione, ti consigliamo di attivarla ora, anche se non pensi di averne bisogno così spesso.
E ricorda, come Google Docs, ci sono molte altre eccellenti app per la produttività che funzionano offline .
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Andy è un ex giornalista cartaceo ed editore di riviste che scrive di tecnologia da 15 anni. In quel periodo ha contribuito a innumerevoli pubblicazioni e prodotto lavori di copywriting per grandi aziende tecnologiche. Ha anche fornito commenti di esperti per i media e ha ospitato panel in occasione di eventi del settore.
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