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Quando le persone pensano a Microsoft Outlook, pensano al client di posta elettronica del nonno. Ma sapevi che esiste anche una versione online gratuita di Outlook? C'è, e oggi confronteremo testa a testa la versione desktop e quella online.
L'ovvia differenza tra Outlook desktop e Outlook Web è che la versione desktop non è gratuita: fa parte del pacchetto Microsoft Office, che non è economico a meno che tu non sia uno studente o un educatore.
In che modo la versione web gratuita di Microsoft Outlook si confronta con la sua controparte desktop a pagamento? Diamo un'occhiata più da vicino.
Il layout dell'e-mail
Cosa puoi aspettarti quando ti iscrivi a un account Outlook online gratuito ? Come parte di Suite online per ufficio , Microsoft Outlook costituisce l'hub di comunicazione per la tua produttività online.
Utilizzi Microsoft Outlook sul Web proprio come utilizzeresti il tuo account Gmail. Il client di posta elettronica online di Outlook ti consente anche di integrare più account di posta elettronica in un unico posto, come il tuo account live.com, precedentemente noto come Hotmail.
Confrontando il layout di Outlook.com con l'applicazione desktop Microsoft Outlook, le somiglianze tra i due layout diventano molto chiare.
La navigazione dell'account, incluse tutte le sottocartelle, viene visualizzata nel riquadro di sinistra e le e-mail e le anteprime delle e-mail effettive vengono visualizzate sulla destra. Questo vale sia per i client online che per quelli desktop.
Quando fai clic sull'e-mail nel tuo account Outlook.com, vedrai l'anteprima a destra.
Lo stesso è il caso della versione desktop, tranne per il fatto che la versione desktop ha molte più icone e funzionalità visualizzate nella barra multifunzione del menu in alto (che vedremo di seguito).
In entrambi i casi, puoi anche integrarti con alcuni dei tuoi account social preferiti, ma questo non è sicuramente un punto di forza in entrambi i casi. Con Outlook Online, puoi connetterti con Twitter e LinkedIn, ma la selezione degli account è molto scarsa e il social network più popolare, Facebook, non è nemmeno disponibile.
Il desktop è sempre peggio quando si tratta di connessioni sociali. Nella versione desktop, quando ho cliccato su File , Account Impostazioni e Account sui social network , mi sono ritrovato catapultato in questa pagina web, avvisandomi che le connessioni agli account social 'non sono più supportate'.
In un momento in cui l'uso dei social network continua a crescere e le linee continuano a confondersi tra messaggistica e social network, sembra strano che Microsoft vada nella direzione opposta e si disconnette da queste reti.
Categorie di Outlook
Molte persone organizzano le e-mail in cartelle, ma un altro strumento organizzativo molto efficace fornito da Microsoft Outlook è la possibilità di classificare le e-mail e codificarle con colori di conseguenza.
Questa funzione è disponibile nella versione web selezionando l'e-mail e facendo clic sul pulsante Categorie voce nel menu in alto.
Puoi cambiare qualsiasi nome di categoria in qualcosa di un po' più descrittivo facendo clic su Gestisci categorie e quindi aggiungendo una nuova categoria.
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Nella versione desktop di Microsoft Outlook sono disponibili anche le categorie. Li troverai facendo clic con il tasto destro del mouse sull'e-mail e facendo clic su categorizzato dal menù a tendina, o semplicemente selezionando l'email, cliccando sul Casa voce di menu e scegliendo Classificare dal menu della barra multifunzione.
Inutile dire che quando stai ricevendo un enorme volume di email , l'organizzazione è davvero importante e una volta che inizi a utilizzare le categorie per sistemare le cose, non crederai mai di essere in grado di farcela senza di esse.
Regole Web di Outlook, filtri e altro
Le funzionalità più potenti che troverai disponibili nella versione web gratuita di Microsoft Outlook includono cose come la creazione di regole per le email in arrivo.
Puoi arrivare a questo facendo clic sui puntini di sospensione nel menu in alto e quindi scegliendo Crea regola... dal menu a tendina.
Le regole della posta in arrivo disponibili qui includono l'ordinamento dei messaggi in arrivo in base a chi li ha inviati, a chi sono stati inviati e alle parole nella riga dell'oggetto.
Questo è un elenco molto limitato, così come l'elenco delle azioni, che ti consente solo di spostare, copiare o eliminare il messaggio, appuntare o contrassegnare il messaggio o inoltrare, reindirizzare o inviare. Questo è tutto.
L'unico vantaggio dell'utilizzo della versione web di Outlook è che puoi impostare risposte automatiche ogni volta che vuoi fuori dall'ufficio , in un determinato periodo di tempo.
Questi sono impostati dal menu Impostazioni, selezionando Risposte automatiche . Quindi, tutto ciò che devi fare è definire il periodo di tempo in cui sarai assente e non potrai rispondere alle e-mail, e il gioco è fatto.
Il desktop di Microsoft Outlook include una funzione Regole. In effetti, è molto più robusto della versione web. Quando fai clic su Regole dal Casa menu, vedrai una finestra molto simile alla versione web, in cui puoi scegliere di attivare il punto da o verso cui viene inviata l'e-mail, qualsiasi cosa nella riga dell'oggetto e così via.
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Tuttavia, se fai clic su Opzioni avanzate , vedrai molte più opzioni di attivazione: cose come se l'e-mail è contrassegnata come importante, se contiene parole specifiche nel corpo del messaggio, se sei registrato o meno e così via.
Vale la pena notare che la versione desktop non fornire un'opzione di risposta automatica, a meno che tu non abbia configurato Outlook per funzionare con un server Exchange. L'unico inconveniente della gestione della posta sul PC locale è che non è possibile automatizzare le cose che sono tipicamente basate su server.
Extra di Outlook Web
Ci sono alcune cose che puoi ottenere con Microsoft Outlook Web che non puoi ottenere con la versione desktop. Sotto le impostazioni, troverai un Gestisci componenti aggiuntivi opzione.
Queste sono app che puoi 'collegare' al tuo account Outlook.com per migliorare il tuo client di posta elettronica online.
Ciò include integrazioni piuttosto interessanti come Paypal, così puoi inviare più facilmente denaro via e-mail, promemoria Uber Ride al tuo calendario, Evernote in modo da poter salvare facilmente le e-mail nelle tue cartelle di lavoro e altro ancora.
Vale anche la pena notare che mentre non è possibile abilitare una risposta fuori sede nel desktop di Microsoft Outlook a meno che non si sia connessi a un server Exchange, è possibile impostare un'e-mail fuori sede con il client Outlook Online, no importa quale servizio di posta elettronica hai aggiunto.
Extra di Outlook desktop
Quindi, cosa puoi fare con la versione desktop di Microsoft Outlook che non puoi fare online? Un bel po', in realtà.
Mentre il tuo account Microsoft Live includerà un'app per le attività e un'app per il calendario, queste non sono così strettamente integrate con il tuo client di posta elettronica come lo sono nel desktop di Microsoft Outlook.
Inoltre, con il client desktop, ottieni uno strumento davvero potente chiamato Archiviazione automatica, in cui puoi fare in modo che il client archivi automaticamente le tue e-mail più vecchie, in modo che la tua casella di posta possa rimanere bella e snella con poco o nessun sforzo da parte tua.
Questo da solo è un risparmio di tempo sufficiente per molte persone che scelgono di utilizzare la versione desktop di Microsoft Outlook, anche se non è gratuita (Outlook Express, la versione desktop gratuita, non è più disponibile).
Anche la gestione della tua casella di posta è molto più semplice, poiché puoi ordinare le e-mail per data, mittente o destinatari o contrassegnare i messaggi per il follow-up e assegnare loro rapidamente una data di scadenza.
Ovviamente, la parte più potente della versione desktop di Microsoft Outlook è la possibilità di personalizzarla da soli, utilizzando lo sviluppatore VBA fornito con Microsoft Office.
Puoi abilitare questa voce di menu in File > Opzioni > Personalizza il nastro e seleziona Sviluppatore dall'elenco di elementi dall'elenco a destra.
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Puoi anche scaricare strumenti di terze parti per aiutarti, come Programmi anti-spam di Outlook per bloccare la posta indesiderata .
Qual è la versione giusta per te?
Come si decide se utilizzare Outlook Online o Outlook desktop? La risposta è che dipende da cosa è più importante per te.
- È importante per te avere accesso al tuo client di posta elettronica da qualsiasi computer e da qualsiasi luogo? Preferisci avere una migliore integrazione con servizi e app online? Se questo ti descrive, allora vorrai andare con la versione online di Outlook.
- Sei più interessato alla pianificazione strettamente integrata, alla gestione delle attività e all'organizzazione delle e-mail? Stai cercando un set di regole più solido da utilizzare per automatizzare la gestione delle email in arrivo? Se sei tu, allora vorrai investire nella versione desktop di Microsoft Outlook.
Indipendentemente dalla versione scelta, utilizzare Microsoft Outlook ti dà la tranquillità di sapere che stai utilizzando un prodotto Microsoft completo e costantemente aggiornato.
E per ulteriori informazioni su Outlook, dai un'occhiata come creare una firma e-mail in Office 365 .
Stai pensando di passare all'utilizzo di Microsoft Outlook come client di posta elettronica? Hai deciso se usarlo online o sul tuo desktop? Condividi le tue opinioni nella sezione commenti qui sotto!
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Ryan ha una laurea in ingegneria elettrica. Ha lavorato 13 anni nell'ingegneria dell'automazione, 5 anni nell'IT e ora è un ingegnere delle app. Ex caporedattore di MakeUseOf, ha parlato a conferenze nazionali sulla visualizzazione dei dati ed è apparso su TV e radio nazionali.
Altro da Ryan DubeIscriviti alla nostra Newsletter
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