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Ti senti come se avessi provato tutto, ma niente sembra funzionare.
Sto parlando di consigli sulla produttività. Ci sono così tanti suggerimenti su come organizzare i file, ma ti è mai venuto in mente che quelli cartelle caotiche non è colpa tua? E se il tuo sistema operativo fosse parte del problema?
Ovviamente, è responsabilità degli utenti stabilire un sistema di gestione dei documenti: decidere come denominare i file e dove inserirli. I computer ci consentono di organizzare le nostre risorse digitali, ma questa capacità è limitata dal sistema stesso che la fornisce.
La maggior parte dei gestori di file moderni si basa sul tradizionale metafora del desktop con un approccio gerarchico all'ordinamento dei nostri file. Concettualizzano la nostra esperienza nel mondo reale con file fisici: mettiamo un file in una cartella e lo mettiamo in uno schedario. In un filesystem gerarchico, un file può esistere solo in una cartella (proprio come i file fisici), il che limita le nostre opzioni di categorizzazione. È qui che i tag possono aiutare.
Gestione dei file basata su tag
I tag sono parole chiave dipendenti dal contenuto; metadati che descrivono il contenuto di un file. Ne abbiamo bisogno perché il mondo non è unidimensionale e un file può appartenere a diverse categorie. Un ottimo esempio sono i file multimediali - foto, video, musica - ma un semplice resoconto della tua ultima riunione può anche richiedere una categorizzazione complessa (per data, progetto, argomento, cliente...).
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Potresti 'hackerare' il filesystem gerarchico collegando simbolicamente o copiando i file in diverse sottocartelle, ma ricorderai davvero dove si trova ogni scorciatoia? Tornerai indietro e aggiornerai i collegamenti quando sposti o elimini il file originale? Il disordine diventa ancora peggiore se si utilizza un qualche tipo di controllo di versione.
Una potenziale soluzione è la gestione dei file basata su tag. Può essere ottenuto su più livelli, a partire dal filesystem stesso. File system basati su tag per Linux esistere , ma non sono particolarmente popolari. Windows Vista avrebbe dovuto introdurre un concetto simile , ma alla fine è stato interrotto.
Un altro livello sono varie implementazioni di tag di file, come database o applicazioni specializzate. Non influiscono direttamente sul filesystem, ma agiscono invece come una 'sovrapposizione' che consente all'utente di indicizzare, cercare e gestire i file utilizzando i tag. Probabilmente hai sentito parlare del 'desktop semantico'. Nepomuk di KDE e Zeitgeist di GNOME sono framework costruiti su questa idea, ma per l'utente medio spesso sembrano una seccatura che consuma risorse.
Finora l'unico approccio che attrae con successo un'ampia base di utenti sono le app desktop che applicano metadati personalizzati ai file. Ce ne sono molti per Windows e OS X: dalle alternative di Windows Explorer come DirectoryOpus ai potenti file manager che ti consentono di file di etichette . I file manager per Linux offrono componenti aggiuntivi incredibilmente utili, ma l'etichettatura è per lo più un ripensamento. L'eccezione è TagSpaces, che mette i tag sotto i riflettori.
Presentazione di TagSpaces
Originariamente un progetto tedesco, TagSpazi è meglio descritto come 'Evernote per il tuo sistema operativo'. Può gestire i file, ma puoi usarlo per costruire un wiki personale, raccogliere materiale di ricerca, visualizzare in anteprima e modificare più formati di file e visualizzare le tue cartelle come mappe mentali o alberi genealogici.
Gratuito da usare, semplice da avviare
TagSpaces è un'applicazione open source disponibile per architetture sia a 32 che a 64 bit. Se sei un utente Windows, non smettere di leggere - TagSpaces è multipiattaforma e la versione per Windows funziona proprio come la sua controparte Linux. Le versioni per Android, iOS e browser (Firefox e Chrome) funzionano in modo leggermente diverso, ma ci concentreremo sull'app desktop. Puoi usare TagSpaces come un'applicazione Linux portatile. Scarica e decomprimi il pacchetto compresso ed esegui semplicemente l'eseguibile spazi tag file. Non c'è bisogno di compilare o installare nulla.
L'interfaccia? Non è così semplice
Il primo incontro con TagSpaces potrebbe lasciarti perplesso. Non ci sono nastri o menu basati su testo; solo le icone sopra l'elenco dei file. L'icona 'menu hamburger' attiva e disattiva una barra laterale a sinistra e quella accanto avvia il Opzioni dialogo. La barra laterale ha un menu a discesa nella parte superiore che consente di selezionare la cartella attiva e le schede nella parte inferiore che consentono di passare dalla navigazione basata su tag a quella basata sulla posizione. L'icona a tre punti apre il Operazioni di directory menu di ogni cartella.
Le icone sopra i file ti consentono di alternare le miniature, selezionare, rimuovere, copiare e contrassegnare i file, nonché di accedere a menu aggiuntivi. Puoi scegliere la modalità di visualizzazione dal menu accanto al Ricerca sbarra. A seconda della modalità selezionata (Griglia o Elenco), è possibile ordinare e raggruppare i file in base a criteri diversi. Le opzioni di visualizzazione nella modalità FolderViz ti daranno una bella panoramica della struttura delle cartelle.
Organizzare i tuoi file con TagSpaces
Per impostazione predefinita, TagSpaces non mostra tutti i tuoi file come un normale file manager. Invece ti consente di decidere quali cartelle deve gestire. Sei libero di importare il tuo intero /casa o solo alcune cartelle tramite il Connetti nuova posizione dialogo.
Una volta inseriti i file desiderati, puoi contrassegnarli selezionando i file e facendo clic sull'icona del tag nella barra degli strumenti. In alternativa, aggiungi prima i tag e organizzali in gruppi, quindi seleziona i file e fai clic sui tag nella barra laterale.
Gli smart tag sono tag predefiniti e sensibili al tempo che ti aiutano ad accedere ai file modificati di recente. TagSpaces supporta la codifica di più file contemporaneamente e può suggerire tag in base alle proprietà del file. Ogni tag può essere modificato e codificato a colori.
TagSpaces può aprire e modificare molti tipi di file in un riquadro di anteprima a destra. I formati supportati includono HTML, testo normale, Markdown, PDF, EPUB e diversi formati audio e immagini.
Confronto tra TagSpaces e File Manager classici
La differenza più strana e ovvia tra TagSpaces e i classici gestori di file è la mancanza di menu contestuali. Puoi fare clic con il pulsante destro del mouse tutto il giorno, ma non accadrà nulla. Tutte le azioni e i menu vengono attivati con il clic sinistro, ma puoi definire alcune scorciatoie da tastiera, il che lascia TagSpaces in uno strano limbo tra l'essere completamente dipendenti dal mouse e il supporto della navigazione senza mouse.
Un'altra differenza poco pratica è il fatto che i menu relativi ai file non sono unificati. Se selezioni un file e fai clic sull'icona Crea nuovo menu file nella barra degli strumenti, otterrai un set di opzioni diverso rispetto al menu Operazioni sui file che si apre quando fai clic sull'estensione del file.
L'inconveniente si riduce alle operazioni di base sui file. Supponi di voler copiare alcuni file. Non esiste un menu di scelta rapida per questo, quindi devi fare clic sull'icona corrispondente nella barra degli strumenti o accedere al menu Operazioni sui file. Quindi devi usare una finestra di dialogo separata per copiare finalmente i file. La classica combinazione Ctrl+C/Ctrl+V non ha alcun potere qui.
Stranezze simili continuano a spuntare se provi a utilizzare TagSpaces come un file manager tradizionale. Ad esempio, non ti consente di eliminare le cartelle che non sono vuote. Può visualizzare file nascosti, ma se un file nascosto non ha un'estensione esplicita (come .bashrc) TagSpaces pensa che il nome del file sia l'estensione e lascia vuoto il campo del nome del file.
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I tag hanno la loro parte di problemi. Attualmente, TagSpaces non supporta i sottogruppi di tag e non puoi trascinare i tag tra i gruppi. Quello che puoi fare è creare tag duplicati in diversi gruppi di tag, introducendo ridondanza nel tuo sistema. E non abbiamo ancora toccato il problema più grande di tutti.
Il problema più grande con TagSpaces
Hai abbracciato TagSpaces nonostante i suoi difetti e hai taggato tutti i tuoi file. Ma poi apri un altro file manager e noti che i file hanno questo aspetto:
No, non è un bug. TagSpaces fondamentalmente rinomina i tuoi file, aggiungendo tag al nome del file usando questo modello:
La finestra di dialogo Opzioni ti consente di modificarlo, ma la funzione è ancora contrassegnata come sperimentale.
Il ragionamento è che solo i nomi dei file si sincronizzano correttamente tra dispositivi e sistemi operativi diversi senza richiedere database separati e app di terze parti per leggere i metadati. Tuttavia, questo approccio non è privo di difetti: i nomi di file con più tag possono essere troppo lunghi per alcuni sistemi. I tag nei nomi dei file rendono difficile la ridenominazione dei file e non hanno un bell'aspetto.
Gli utenti di TagSpaces amano questa soluzione perché è portatile o la odiano perché non vogliono che i loro file vengano toccati. Alla fine, si riduce alle preferenze personali. Se hai intenzione di sostituire il tuo file manager con TagSpaces, questo non sarà un problema perché non vedrai mai i tag come parte del nome del file. Tuttavia, quando condividi file con tag, dovrai informare i destinatari delle tue abitudini di tag dei file.
Gerarchia o tag?
La maggior parte degli utenti si attiene alla struttura gerarchica delle cartelle perché sembra 'naturale' e intuitiva, o semplicemente perché ci sono abituati. Ma cosa succede quando devi riorganizzarlo? L'introduzione di nuove sottocartelle non è facile con centinaia di file e immagino che trovare un file sia come cercare un ago in un pagliaio.
Con un file system basato su tag, non devi preoccuparti della posizione: assicurati solo di taggare i file con parole chiave appropriate e pertinenti. È del tutto possibile che i tag siano il futuro della gestione dei file su Linux .
Tuttavia, non tutti gli utenti saranno pronti per il passaggio. Uno studio del 2005 ha chiesto a quattordici partecipanti di sostituire le proprie cartelle con un semplice strumento di ricerca. Tredici hanno rifiutato, affermando che non possono fare affidamento solo sulla ricerca e che preferiscono vedere effettivamente i propri file raggruppati in cartelle. Però,
Tutti i partecipanti hanno affermato che sarebbero stati felici di avere un'utilità di ricerca che li aiutasse a trovare meglio le loro informazioni personali.
Jones, W., Phuwanartnurak, A.J., Gill, R. e Harry Bruce. Non portare via le mie cartelle! Organizzare le informazioni personali per fare le cose . La Scuola dell'Informazione, Università di Washington, 2005.
TagSpaces potrebbe essere l'utilità di cui hanno bisogno? Abbiamo visto che non è perfetto, ma è un'app giovane, ancora in fase di sviluppo con molto tempo per migliorare. Rispetto ai gestori di file basati su tag solo CLI come Etichetta e TagFS , l'utilizzo di TagSpaces è un gioco da ragazzi e l'interfaccia è molto più attraente per i principianti e per gli ex utenti di Windows. Il famigerato problema dei tag nel nome del file richiede sicuramente attenzione, magari sotto forma di modifica attributi di file estesi o memorizzare i tag in un formato di metadati esistente.
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Per ora, la soluzione potrebbe essere quella di scendere a compromessi e lasciare che TagSpaces e i tradizionali file manager si completino a vicenda. Mantieni Dolphin o Nautilus per le tue attività quotidiane di gestione dei file e passa a TagSpaces per tipi di file specifici. Puoi usare TagSpaces come un gestore di raccolte di foto, un taccuino digitale o un organizzatore di e-book.
Cosa ne pensi? Hai provato TagSpaces o qualsiasi altro file manager basato su tag? Come organizzi i tuoi file? Condividi i tuoi consigli e la tua esperienza nei commenti.
Crediti immagine: Archiviato in 'Cartelle' di Domiriel via Flickr, Screenshot di TagSpaces , Struttura delle cartelle tramite Wikimedia Commons, Desktop - prima di Lindsay Evans via Flickr.
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Ivana Isadora è una scrittrice e traduttrice freelance, amante di Linux e fan di KDE. Supporta e promuove software gratuito e open source ed è sempre alla ricerca di app fresche e innovative. Scopri come metterti in contatto qui .
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