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Da quando Google ha lanciato Workspace per tutti gli utenti di Gmail, molti strumenti preziosi sono ora disponibili gratuitamente.
Ma cosa sono esattamente questi strumenti? Ci sono usi per loro? Ecco tutto ciò che devi sapere su Google Workspace.
Tutto inizia con Gmail
Se presti attenzione alla schermata di caricamento del servizio email di Google, noterai un leggero cambiamento. Invece di caricare Gmail, la schermata iniziale ora dice Google Workspace .
Questa è la direzione che Google sta prendendo nei suoi servizi. Anziché avviare app separate come Documenti, Calendario e Drive in una nuova finestra, ora puoi accedervi tutte all'interno di Gmail.
Non devi più aprire nuove schede per trovare ciò di cui hai bisogno, riducendo le distrazioni. Quindi, puoi concentrarti sull'attività che hai a portata di mano, poiché non dovrai cercare app.
Collaborazione in una schermata
Google sta espandendo Gmail da un client di posta elettronica a una soluzione di collaborazione completa. Se stai utilizzando la nuova interfaccia di Google Chat, vedrai quattro nuove icone sul lato sinistro della visualizzazione della posta.
Oltre alla solita Mail, troverai anche Chat, Spaces e Meet. Entrare in contatto con le persone non richiede più l'apertura di app dedicate. Puoi inviare messaggi rapidi su Chat, condurre videoconferenze su Meet e configurare spazi di collaborazione.
Google Chat
Se tu attiva Google Chat in Gmail , avrai a disposizione sia Chat che Stanze. Oltre alla consueta condivisione di file, Google Chat integra anche gli altri servizi.
Direttamente dalla chat, puoi condividere un file dal tuo Google Drive, creare una riunione video su Google Meet e persino fissare un appuntamento tramite Google Calendar.
Oltre a parlare con i singoli, qui puoi anche creare gruppi. Questo lo rende perfetto per coordinare team e conversazioni generali di gruppo.
Google Spaces (precedentemente Google Rooms)
Questa funzione ti aiuta a creare spazi organizzati per diversi progetti. Ogni sezione che crei ha la propria sezione Chat, File e Attività. Ciò garantisce che tutto ciò di cui tu e il tuo team avrete bisogno sia a loro disposizione.
La scheda Chat assicura che tutte le conversazioni relative al tuo Space rimangano in un unico posto. Ha tutte le funzionalità di Google Chat. Puoi condividere facilmente file, impostare una videoconferenza o persino pianificare una riunione direttamente dallo strumento.
Se hai bisogno di condividere file con il tuo team, la scheda File ti consentirà di farlo con facilità. Puoi caricare file dal tuo computer o condividere documenti dal tuo Google Drive.
Inoltre, ogni file manterrà i suoi permessi. Quando condividi un documento, scegli se desideri che il tuo team visualizzi, commenti o modifichi le autorizzazioni.
il PC non riconosce il disco rigido esterno
Apprezzerai anche che Google Workspace ora apre i documenti di Google Doc in modo nativo all'interno dell'app. Quindi, non è necessario aprire una scheda o una finestra separata per visualizzare, commentare e modificare i documenti.
Infine, l'assegnazione delle attività viene ora eseguita direttamente nella sezione Attività. Qui puoi creare un compito, includere tutti i dettagli, impostare una data di scadenza e allegarlo a una persona specifica. Questo invia automaticamente l'attività all'app Google Task dell'assegnatario.
Ora puoi creare e designare molti incarichi in un istante. Non è più necessario inviare e-mail lunghe solo per fare le cose.
Google Meet
Google Workspace ora include una scorciatoia per creare e partecipare alle riunioni. Vedrai il collegamento alla sala riunioni quando fai clic Nuovo incontro . Puoi anche inviare inviti via e-mail o copiandoli e inviandoli singolarmente.
Parti ora si aprirà una nuova finestra del browser in cui potrai condurre la tua riunione. Quindi, non dovrai scaricare o installare app separate.
Puoi anche partecipare a una riunione direttamente da Google Workspace. Scegliere Partecipa a una riunione , inserisci il codice della sala riunioni e sei a posto.
Google Apps e altro
Anche se lavori da solo, apprezzerai Google Workspace. La sua integrazione con Google Calendar, Keep, Attività e Contatti ti aiuta a organizzare. Puoi controllare il tuo programma, creare note, vedere le tue cose da fare e persino trovare persone nel tuo spazio di lavoro.
Google Calendar
Visualizza e gestisci il programma della tua giornata proprio qui. Puoi persino creare nuovi eventi direttamente dal tuo schermo. Modificare il tuo programma è ancora più conveniente.
Sposta le tue riunioni tramite il trascinamento della selezione. Puoi anche modificarne la lunghezza afferrando la parte inferiore del blocco temporale e ridimensionandolo.
Google Keep
Anche prendere appunti dalla tua email è molto più semplice con Google Keep. Quando fai clic sulla sua icona, vedrai le tue note più recenti e un Prendi nota... opzione.
Quando crei una nota, questa viene automaticamente collegata a un'email che hai aperto. Anche dopo aver salvato la nota, puoi ancora vedere la sua email di origine. Facendo clic sulla fonte, verrai indirizzato a quell'email invece di dover cercare nella tua casella di posta.
Google Task
Tutte le attività che devi svolgere, comprese quelle assegnate a te in Google Spaces, verranno visualizzate qui. Per aiutarti a mantenerti organizzato, puoi creare elenchi per separare le attività nelle loro sezioni.
Se aggiungi le date di scadenza alle tue attività, verranno visualizzate anche nel tuo calendario. Questo ti assicura di non perdere nulla.
Contatti Google
Se possiedi uno smartphone Android, puoi visualizzare tutti i tuoi contatti qui. Cerca facilmente le persone e contattale direttamente da questa visualizzazione.
Con un solo clic, puoi inviare un'email, chattare, fissare un appuntamento di Google Calendar o persino invitarli a una videochiamata. Tramite la Visualizzazione delle interazioni recenti , puoi anche vedere le tue ultime email a loro.
Altre app
Google ti consente anche di integrare altre app tramite il marketplace di Google Workspace. Molte app popolari come Asana, Box, Slack, Trello e Zoom sono disponibili qui.
Qualunque messaggio tu abbia aperto nei tuoi riferimenti e-mail nelle app che apri. Ciò ti consente di collegare le e-mail in modo che le persone con cui stai lavorando conoscano il contesto del tuo messaggio.
Questo è perfetto se un cliente invia un'e-mail e devi trasmetterla al tuo team. Non è necessario inoltrare i messaggi manualmente: basta aggiungerli all'app di collaborazione del team con un clic.
Una nuova era di integrazioni
Google Workspace è una potente suite che ti consente di avere app per la produttività a portata di mano. Puoi fare tutto senza nemmeno uscire da Gmail.
Tutte queste funzionalità ti permetteranno di concentrarti ed evitare distrazioni durante il lavoro. Puoi risparmiare tempo e fare di più, tutto gratis!
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Jowi è uno scrittore, un allenatore di carriera e un pilota. Ha sviluppato un amore per qualsiasi cosa PC da quando suo padre ha acquistato un computer desktop quando aveva 5 anni. Da quel momento in poi, ha utilizzato e massimizzato la tecnologia in ogni aspetto della sua vita.
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