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Se lavori su un computer, in un team di persone o se sei un libero professionista, Dropbox è la parte predefinita della tua vita ora. Ma Dropbox è molto più di un semplice posto dove salvare e sincronizzare i tuoi file di lavoro tra il laptop e i dispositivi mobili.
Dropbox si è trasformato in un ecosistema per collaborare a progetti, raccogliere documenti e condividere file importanti. Ma poiché tutta la tua vita lavorativa si sposta in Dropbox, può essere difficile gestire le diverse parti di Dropbox. La semplice struttura delle cartelle sicuramente non aiuta quando vuoi condividere i tuoi file. È qui che entrano in gioco i nostri suggerimenti e trucchi.
1. Condividi istantaneamente qualsiasi file con chiunque
Dropbox aveva un sistema separato per la condivisione di file dal tuo account Dropbox. Dovevi usare la cartella pubblica e genererebbe automaticamente collegamenti pubblici per qualsiasi cosa nella cartella. Ora Dropbox ha semplificato il flusso di lavoro.
Ora ci sono diversi modi per condividere un file o una cartella su Dropbox.
Quando visualizzi un file, puoi andare rapidamente al Condividere sezione e creare un collegamento. Ora chiunque abbia il link può accedere al file.
Se stai cercando di collaborare con persone su un file o una cartella, è meglio aggiungerle direttamente alla condivisione Dropbox.
2. Ripristina file cancellati
Hai cancellato accidentalmente un file da Dropbox? Non preoccuparti, c'è un modo semplice per recuperarlo, purché siano trascorsi meno di 30 giorni dal processo di cancellazione. Se desideri conservare i file eliminati per un massimo di 120 giorni, dovrai eseguire l'aggiornamento a Dropbox Professional .
Apri il sito web di Dropbox, vai su File sezione e clicca su Eliminati di recente . Proprio come il Cestino sul tuo computer, vedrai un elenco di file che hai eliminato di recente. Seleziona i file revenant e fai clic su Ristabilire pulsante per rimetterli nella loro posizione originale.
3. Ripristina una vecchia versione di un file
Una delle migliori caratteristiche di Dropbox è la cronologia delle revisioni. Se sei uno scrittore o un editore, apprezzerai la facilità con cui puoi tornare immediatamente a una versione precedente dello stesso documento.
Fare clic sul pulsante del menu accanto al file e selezionare Cronologia delle versioni . Vedrai un elenco di ogni diversa versione del file che Dropbox ha salvato, insieme al timestamp e all'utente che ha apportato la modifica. Fare clic su una versione per visualizzarne l'anteprima. Utilizzare il Ristabilire pulsante per tornare ad esso.
4. Richiedi file
Se stai utilizzando Dropbox per raccogliere diversi tipi di file da utenti diversi, la funzione Richiedi file ti farà risparmiare molto tempo. Utilizzando questa funzione, puoi creare un collegamento e una cartella univoca ad esso associata.
Puoi inviare questo link a chiunque e loro possono aggiungere qualsiasi file alla cartella. Non hanno nemmeno bisogno di essere un utente Dropbox.
Dalla barra laterale, fai clic su Richieste di file e poi usa il Richiedi file pulsante per iniziare. Inserisci il nome della cartella, dove salvarla, fissa una scadenza, genera il link e invialo!
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5. Crea cartelle importanti per un accesso rapido
Dropbox potrebbe essere un repository di tutti i tuoi file di lavoro importanti, documenti di archivio, documenti domestici e persino la tua libreria di foto. Se utilizzi semplicemente la struttura delle cartelle di Dropbox per organizzare tutto, passerai molto tempo a trovare la cartella giusta.
È qui che entra in gioco il ruolo di protagonista. Scegli un paio di cartelle che usi di frequente e Stella loro. La prossima volta che apri il sito web Dropbox o l'app, vedrai queste cartelle proprio in alto.
6. Salva i file per l'utilizzo offline
Non puoi essere sempre connesso a Internet. È una buona idea salvare un paio di file importanti per l'utilizzo offline. Se utilizzi un account Dropbox Basic, puoi salvare singoli file offline (utilizzando l'app iOS e Android), gratuitamente. Per salvare le cartelle, dovrai eseguire l'upgrade a un account Dropbox Professional.
Tocca il pulsante del menu durante la visualizzazione di un file e tocca il Rendi disponibile offline pulsante per salvare il file sul dispositivo.
7. Usa la sincronizzazione selettiva per risparmiare spazio di archiviazione
Dopo aver installato Dropbox sul tuo Mac o PC Windows, vai a Impostazioni e trova il Sincronizzazione selettiva opzione. Utilizzando questa funzione, puoi scegliere di sincronizzare solo un numero selezionato di cartelle con il tuo computer anziché l'intero account Dropbox.
Questo è un buon modo per assicurarti che il backup delle tue foto o altri file di grandi dimensioni non occupino spazio sul tuo computer.
8. Modifica l'URL per ottenere il collegamento per il download diretto
Ecco un piccolo trucco per aggirare l'interfaccia utente di Dropbox per l'anteprima di un file. Invece di evitare un popup che continua a chiederti di accedere a Dropbox, cambia un po' l'URL. Alla fine di un URL condiviso Dropbox, sostituisci ' dl = 0 ' separarsi da ' dl = 1 '. Ricarica e il file verrà scaricato immediatamente.
9. Usa l'autenticazione a 2 fattori e il blocco del PIN
Se sei come me, stai utilizzando Dropbox per sincronizzare non solo documenti importanti ma anche un archivio di password per servizi come 1Password . Ciò significa che vorrai proteggere il tuo account Dropbox. E una password complessa non basta.
La cosa migliore che puoi fare è abilitare l'autenticazione a 2 fattori (con un SMS OTP o Google Authenticator). Vai al tuo Impostazioni personali > Sicurezza e accendi Verifica in due passaggi .
Sul tuo iPhone o telefono Android, vai su Impostazioni sezione dell'app Dropbox e abilita la funzione di blocco. Puoi utilizzare un blocco Pin, un'impronta digitale o persino l'autenticazione Face ID sul tuo iPhone X.
10. Scansiona i documenti direttamente su Dropbox
Dropbox è probabilmente il luogo in cui finiscono i tuoi documenti scansionati. Non importa se usi un terzo app scanner per feste come CamScanner . Ora puoi eliminare l'intermediario e caricare direttamente i documenti scansionati utilizzando l'app Dropbox sul tuo iPhone o smartphone Android.
Dopo aver aperto l'app, tocca il + pulsante e selezionare Scansione documento . Seguire le istruzioni sullo schermo per acquisire un'immagine e convertirla in formato documento scansionato. Quindi, scegli dove vuoi salvare il documento.
Ora, Master Dropbox Paper
Ora che hai imparato a usare Dropbox, è il momento di affrontare Dropbox Paper. Paper è la risposta di Dropbox a Google Docs. È una versione moderna di uno strumento di collaborazione documentale ed è in realtà piuttosto carino. In molti modi (il design, le menzioni, la gestione delle attività integrata), è decisamente migliore di Google Docs.
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Khamosh Pathak è uno scrittore di tecnologia freelance e User Experience Designer. Quando non aiuta le persone a sfruttare al meglio la loro tecnologia attuale, aiuta i clienti a progettare app e siti Web migliori. Nel suo tempo libero, lo troverai a guardare gli speciali comici su Netflix e a provare ancora una volta a leggere un lungo libro. È @pixeldetective su Twitter.
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