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Google Drive è un fantastico strumento di produttività e collaborazione. Una volta che inizi a usarlo molto, tuttavia, diventa difficile mantenere tutto organizzato.
Per fortuna, Google Drives offre molti modi per semplificare la ricerca di ciò che stai cercando. Ecco una guida all'organizzazione di Google Drive per ridurre il tempo sprecato alla ricerca di informazioni.
1. Configurazione di base di Google Drive e aggiunta di file
Come gli esploratori di file standard, Google Drive ti consente di organizzare i tuoi file utilizzando le cartelle, il che è utile se stai lavorando su progetti distinti. Ciò che rende questo un po' complicato, tuttavia, è che i tuoi file possono provenire da due fonti diverse.
Li vedrai elencati nella barra laterale sul Applicazione web Google Drive . Mio disco conserva i file che hai salvato su Drive, mentre Condiviso con me raccoglie contenuto che altri ti hanno invitato ad accedere su Drive . Questi potrebbero includere cartelle di collaborazione del team, cartelle pubbliche di Drive utilizzate per la distribuzione e simili.
Vedrai anche Computer qui se usi la funzione di backup di Google Drive, ma questa è una funzione separata, quindi non si applica davvero ora.
Un file che si desidera trovare potrebbe essere potenzialmente in una di queste categorie, rendendo difficile l'individuazione tramite la navigazione. Per semplificare questa operazione, puoi aggiungere scorciatoie a file o cartelle condivisi sul tuo Drive. Fallo facendo clic e trascinando un file su Mio disco sulla barra laterale o fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Aggiungi collegamento a Drive . Puoi posizionare la scorciatoia ovunque desideri nel tuo Drive.
Il file rimarrà nella sua posizione originale, ma il collegamento nel tuo Drive ti consente di accedervi facilmente dalla tua gerarchia. Questo ti impedisce di dover guadare i dati condivisi.
2. Ordina per data e altri fattori
Questo è un consiglio di base, ma vale la pena spiegarlo perché potrebbe non essere immediatamente chiaro dove trovarlo. Troverai l'opzione per modificare l'ordinamento dei file in alto a destra nella vista del file corrente. Viene visualizzato come metodo di ordinamento corrente, ad esempio Nome .
Fare clic su questo testo per impostare un metodo di ordinamento diverso, ad esempio Ultima modifica o Ultima apertura da me . Utilizzare la freccia anche per passare dall'ordinamento crescente a quello decrescente.
Sebbene semplice, questo è un modo pratico per dare rapidamente un senso a una cartella con centinaia di file.
3. Seleziona i file più velocemente
Come molti esploratori di file, Google Drive ti consente di utilizzare Spostare e Ctrl in combinazione con i clic, nonché con il clic e trascinamento, per selezionare più file.
Presa Ctrl e fai clic su più file per selezionarli tutti. Per selezionare i file che si trovano in una riga, fai clic sul primo, quindi fai clic sull'ultimo tenendo premuto Spostare . Fare clic e trascinare è un'alternativa facile a questo, se preferisci.
Tieni presente che puoi modificare la visualizzazione del file utilizzando il pulsante in alto a destra, che appare sopra l'opzione di ordinamento e accanto al Informazioni icona. Usalo per passare dalla visualizzazione elenco a griglia, il che può semplificare la selezione di un gruppo di file.
4. Usa gli strumenti di ricerca avanzata
La ricerca di un file utilizzando la barra di ricerca nella parte superiore dello schermo è il modo migliore per trovare qualcosa che hai perso. L'utilizzo degli strumenti avanzati che sono solo a un paio di clic di distanza lo rende ancora più efficace.
Quando fai clic sulla barra di ricerca, puoi selezionare un tipo di file, ad esempio PDF o Fogli di calcolo , per mostrare solo file di quel tipo.
Noterai che quando fai clic su uno di questi, tipo: presentazione o simili verranno visualizzati nella barra di ricerca. Per essere più specifico, prova a inserire un termine di ricerca accanto al tipo. In questo modo è facile restringere la ricerca se sai che tipo di contenuto stai cercando.
Inoltre, puoi fare clic su Altri strumenti di ricerca nella parte inferiore del menu di selezione del tipo di file (o la piccola freccia a destra della casella di ricerca) per visualizzare le opzioni di ricerca avanzate. Questi ti consentono di eseguire il drill-down in base a criteri come la data di modifica, il proprietario e con chi è stato condiviso.
Se archivi un sacco di file in Drive e non ricordi dove ne hai messi la maggior parte, la ricerca diventerà la tua migliore amica.
5. Usa colori e stelle per creare categorie
Sebbene sia possibile creare gerarchie profonde di cartelle, a volte è più semplice utilizzare un sistema più visivo. Facendo clic con il pulsante destro del mouse su una cartella, è possibile selezionare Cambia colore e rendere più facile l'identificazione a colpo d'occhio.
Invece del grigio standard (e noioso) per tutto, una cartella dai colori vivaci è molto più facile da individuare tra le masse di altre cartelle nel tuo Drive. Prova ad applicare il colore solo alle cartelle più importanti o a utilizzare una combinazione di colori per tipi di contenuto simili.
Come passaggio simile, puoi anche aggiungere elementi a Speciali selezionando Aggiungi a Speciali nel menu di scelta rapida. Per vedere tutti i file e le cartelle che hai aggiunto a Speciali, fai clic su Ha recitato nel menu di sinistra. Prenota le stelle per i tuoi dati più importanti e saprai sempre dove cercarle.
6. Visualizza in anteprima i documenti per scansionarli rapidamente
Vuoi un rapido promemoria di cosa c'è in un file in modo da essere sicuro di avere quello giusto? È qui che torna utile il pulsante di anteprima. Seleziona un file, quindi fai clic su occhio icona in alto a destra nella barra degli strumenti che appare. Questo genererà una rapida anteprima in modo da poter guardare il file senza aprirlo completamente.
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Il caricamento può richiedere un secondo, ma è comunque più veloce dell'apertura completa del file. Se puoi modificare il file che hai visualizzato in anteprima (come documenti o fogli di lavoro di Google Docs) vedrai un Apri con [app] collegamento in alto.
7. Controlla le revisioni e modifica le cronologie dal mio Drive
Per i file di tua proprietà in Drive, puoi controllare le versioni precedenti e vedere chi ha apportato modifiche al file. Fai clic con il pulsante destro del mouse su qualcosa e scegli Gestisci versioni per rivedere (e scaricare) le versioni precedenti di quel file, oltre a caricarne una nuova.
Nel frattempo, fai clic con il pulsante destro del mouse su un file e scegli Visualizza dettagli per aprire un pannello a destra con le informazioni sul file. Passa a Attività scheda per vedere cosa è successo di recente, ad esempio le persone che apportano modifiche o condividono il documento.
8. Prova le app per aiutarti a organizzare ulteriormente
Se i controlli integrati non sono sufficienti, puoi anche connettere app di terze parti a Google Drive per maggiori funzionalità. Per sfogliarli, fai clic con il pulsante destro del mouse su un file e scegli Apri con > Connetti più app .
Questo aprirà il marketplace, dove puoi sfogliare i componenti aggiuntivi che funzionano con Google Drive. Dai un'occhiata attraverso di loro e vedi se trovi qualcuno di loro allettante. Per iniziare, dai un'occhiata alla nostra lista di i migliori strumenti per Google Drive .
9. Mini-consigli per l'organizzazione di Drive
Ti lasciamo con una serie di piccoli suggerimenti che possono aiutarti anche a organizzare i contenuti del tuo Drive:
- Prova a usare le emoji nei nomi delle cartelle . Su Windows, premi Vittoria + Periodo per inserire un'emoji, che funziona nei nomi delle cartelle di Google Drive. Accoppiati con i colori delle cartelle, questi possono essere di aiuto a coloro che sono altamente visivi.
- Usa gli hashtag come tag improvvisati . Google Drive non ha una funzione di tagging adeguata, quindi puoi crearne di tue usando gli hashtag. Sebbene non sia ufficialmente supportato, aggiungendo #Importante o #Finanza ai documenti pertinenti ti consente di vedere tutto in un unico posto con una rapida ricerca.
- Usa convenzioni di denominazione intelligenti . Se vuoi che i file appaiano sempre in un certo ordine, usa 001 o simili all'inizio dei loro nomi per una facile organizzazione. Inoltre, assicurati di mantenere i nomi dei file sufficientemente brevi da renderli gestibili, ma non dimenticare di includere parole chiave che li renderanno facili da trovare nelle ricerche lungo la strada.
L'organizzazione efficace di Google Drive è essenziale
Ora conosci alcuni dei modi migliori per tenere tutto sotto controllo nel tuo Google Drive. Mantenere i tuoi file di facile accesso è fondamentale, soprattutto quando hai centinaia di file sparsi in dozzine di cartelle.
Per padroneggiare Google Drive, dovresti anche sapere come risolvere i problemi comuni con il software.
Condividere Condividere Tweet E-mail 10 problemi comuni di Google Drive (e come risolverli)Hai problemi con Google Drive? Prova questi suggerimenti, soluzioni e soluzioni alternative per risolvere i problemi di Google Drive.
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Ben è un vicedirettore e l'onboarding manager di MakeUseOf. Ha lasciato il suo lavoro IT per scrivere a tempo pieno nel 2016 e non si è mai guardato indietro. Si occupa di tutorial tecnici, consigli sui videogiochi e altro ancora come scrittore professionista da oltre sette anni.
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