Usa il trucco 'Fai una copia' quando condividi documenti di Google Drive

Usa il trucco 'Fai una copia' quando condividi documenti di Google Drive

È facile creare una copia di qualsiasi documento all'interno del tuo account Google Drive. Ma cosa succede se vuoi che i tuoi collaboratori creino automaticamente una copia di un documento Google quando ricevono un link di condivisione?





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Prova questi suggerimenti che utilizzano una piccola modifica all'URL condiviso.



L'utilità di questo accurato hack di Google Drive non è del tutto chiara dal titolo, ma provalo una volta e vedrai l'immediato vantaggio quando collabori con altri su Google Drive.





Questo metodo è utile quando si desidera preservare il documento originale dando ad altri lo spazio per modificare una copia del documento nella propria cartella Drive.

Farà risparmiare loro un viaggio nel File > Crea una copia comando e condividi una copia di un documento Google nel solito modo. Ecco come funziona.



Condividi automaticamente una copia di un documento Google

Un caso tipico è un documento Google che deve essere compilato individualmente da ciascun intervistato. I collaboratori possono inserire i dettagli nella propria copia del documento senza alterare l'originale.

Non dovrai chiedere loro di fare una copia. Segui semplicemente questi passaggi e la copia verrà eseguita automaticamente per loro.



Questo hack funziona su Google Documenti, Fogli Google e Presentazioni Google.

  1. Apri il documento di Google Drive che desideri condividere.
  2. Fare clic sul blu Condividere pulsante in alto a destra del documento.
  3. Nel Condividi con persone e gruppi finestra di dialogo, fare clic in un punto qualsiasi del Ottieni link casella come indicato dal prompt.
  4. Prendi il link del documento con un clic su Copia link . Puoi inviare questo collegamento a chiunque tramite e-mail o qualsiasi altro mezzo e quindi visualizzare, commentare o modificare il documento. Puoi impostare l'accesso scegliendo tra Spettatore , Commento , o Editor con un clic sulla piccola freccia in basso a destra.
  5. Copia e incolla il link condiviso in un'e-mail. Ora, elimina tutto dopo la barra nel collegamento e inserisci 'copia'. Modifica questa piccola parte dell'intero collegamento solo parte. Se apporti altre modifiche, verrà visualizzata come pagina di errore per il tuo destinatario. Ecco come appare ora il nuovo collegamento:
  6. Invia l'e-mail e il tuo lavoro è fatto. Quando il destinatario fa clic sul collegamento, viene indirizzato alla schermata di Google Drive che gli chiede di eseguire una copia del documento.

Quando fanno clic Fare una copia , una copia locale del documento viene salvata sul loro Google Drive. Inoltre, la copia viene ricevuta senza i commenti se presenti nell'originale. Se vuoi inviare un file con i commenti, leggi il prossimo suggerimento qui sotto.



Altri trucchi per gli URL di Google che puoi utilizzare per condividere un documento di Google

Ci sono alcune altre varianti che puoi forzare sui link condivisi a seconda di cosa vuoi che il tuo collaboratore faccia con esso. Esaminiamo queste quattro modifiche all'URL.

1. Condividi una copia di Google Docs che include commenti

A volte desideri che i tuoi commenti vengano trasferiti alla copia in modo che i membri del tuo team possano utilizzarla per lavorare sulla loro versione. Puoi farlo in due modi:

  • Sostituisci |_+_| con |_+_| nell'URL del file.
  • Sostituisci |_+_| con |_+_| per evitare di copiare i commenti risolti.

2. Condividi una copia di Google Documenti come anteprima

La modalità Anteprima è diversa dall'opzione Visualizza perché visualizza il documento in un'interfaccia ordinata senza barre dei menu e pulsanti. Ad esempio, puoi condividere un foglio o una presentazione di diapositive con chiunque al di fuori del tuo team di collaborazione.

Usa la modalità Anteprima sostituendo

/edit

nell'URL del file di Google Drive con

/copy?copyComments=true

.

Tieni presente che un collegamento Anteprima rimuove i menu. Quindi i destinatari non potranno utilizzare il File > Crea una copia opzione per aggiungere una copia al proprio Google Drive.

Per aggirare tale restrizione, i destinatari possono accedere alla barra degli indirizzi del browser e sostituire

/edit

insieme a

includeResolvedCommentsOnCopy=false

di nuovo per fare una copia per il proprio disco.

3. Condividi un documento Google come modello

Puoi condividere un documento Google come modello. Il destinatario riceve una copia ordinata del documento meno i menu di Google Drive. Possono anche fare una copia del documento per il loro viaggio con un clic sul blu Usa modello pulsante e.

Sostituire

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/edit

insieme a

/preview

Questo metodo combina l'opzione Anteprima con la scelta di 'Crea una copia'.

Un collegamento per il download diretto funziona come dice. Il membro del tuo team deve solo fare clic sul collegamento e il file verrà scaricato sul desktop.

Sostituire

/preview

insieme a

/edit

Aggiungi il formato del file (come PDF o CSV) in cui salvare il documento e il link per il download è pronto. L'opzione PDF o CSV è l'ideale perché è un formato universale e il destinatario non ha bisogno di un account Google per aprire e visualizzare il file.

Inoltre, il destinatario riceve un file pronto per la stampa che può inviare immediatamente alla stampante. Funziona con Google Documenti e Fogli Google, ma non con Presentazioni Google.

Tieni d'occhio le impostazioni di condivisione di Google Drive

Google Drive si basa sulla collaborazione. Ma è sempre una buona idea tieni traccia con chi condividi i tuoi file . È facile perdere il conto quando si lavora in un team numeroso.

Gli esempi sopra mostrano che è facile modificare gli URL condivisi e accedere ai file se le autorizzazioni di condivisione non sono impostate tenendo conto della sicurezza. Trascorri un po' di tempo in gestire i tuoi file condivisi in Google Drive e non dovrai preoccuparti che i file cadano nelle mani sbagliate.

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Circa l'autore Saikat Basu(1542 Articoli Pubblicati)

Saikat Basu è il vicedirettore per Internet, Windows e la produttività. Dopo aver rimosso la sporcizia di un MBA e una carriera di marketing lunga dieci anni, ora è appassionato di aiutare gli altri a migliorare le proprie capacità di narrazione. Cerca la virgola di Oxford mancante e odia i brutti screenshot. Ma le idee di Fotografia, Photoshop e Produttività calmano la sua anima.

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